Zásady zpracování osobních údajů

1. Kdo údaje zpracovává

Správcem je GetLeads s.r.o., IČO 23297433, Vlkova 628/36, Žižkov, 130 00 Praha 3, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, sp. zn. C 424734. Kontakt pro záležitosti osobních údajů: getleads@creaticom.cz. Pověřence pro ochranu osobních údajů jsme nejmenovali, protože nám to právní předpisy neukládají.

Dvě role. U údajů o vašem účtu, přihlášení, profilu, zabezpečení, využití Služby, podpoře, zpětné vazbě, fakturaci a platbách a plnění našich zákonných povinností jsme správcem; tyto Zásady popisují právě toto zpracování. U Zákaznických dat (obsah schůzek a soubory, přepisy, AI shrnutí a úkoly, CRM kontakty a firmy včetně výsledků AI rešerše, trvalá AI paměť, obsah kalendáře, chat a sdílení schůzek) jste správcem vy a my jsme vaším zpracovatelem; to se řídí čl. 8 Podmínek a vašimi pokyny. U rešerše o další osobě zadáváte vy, o čí přípravu na obchodní jednání jde a k jakému účelu; technické a organizační zajištění volíme my. Obě skupiny podrobněji popisuje čl. 2; jde o kategorie údajů, nikoli o taxativní seznam datových polí. Role dodavatelů plateb a doručování e-mailů popisuje čl. 5: v části svých činností jsou naším zpracovatelem, v části samostatným správcem.

2. Jaké údaje zpracováváme

Jako správce (vaše údaje jako uživatele):

• Dobrovolná analytika a měření reklamy: pokud nám udělíte příslušný souhlas, měříme návštěvy stránek, kliknutí na vybraná tlačítka, použití funkcí, dokončení registrace a nákupy. Zpracováváme identifikátor návštěvníka a relace, interní identifikátor přihlášeného účtu, tarif a stav účtu, technické údaje o zařízení a prohlížeči, čas události a údaje o zdroji návštěvy včetně identifikátorů reklamních kampaní. U nákupu jde také o identifikátor transakce, skutečně zaplacenou cenu včetně DPH a měnu. Při komunikaci s měřicí službou je technicky přenášena i IP adresa. Do těchto nástrojů neposíláme jméno, e-mail, telefon, obsah schůzek, přepisů, chatu, hledané výrazy ani obsah získaný z Google Kalendáře, kontaktů a firemního adresáře. Soukromé identifikátory schůzek a nesouvisející parametry odstraňujeme z měřených URL. Podrobnosti a volbu souhlasu popisuje čl. 11.

• Účet a přihlášení: jméno, e-mail, profilový obrázek (z Google účtu); u přihlášení IP adresa a informace o prohlížeči. Propojíte-li účet Google, uchováváme také přístupové údaje k tomuto propojení, tedy tokeny vydané Googlem, dobu jejich platnosti a rozsah oprávnění, která jste udělili; tokeny ukládáme šifrované (viz čl. 7) a mažeme je při odpojení Google integrace i při smazání účtu.

• Profil a onboarding: údaje o vás a vaší obchodní činnosti, které v profilu vyplníte, zejména věk (nepovinné), firma, role, obor a informace o tom, co a komu prodáváte; dále AI shrnutí o vás a vaší firmě sestavené z veřejných zdrojů (viz čl. 4). Konkrétní pole profilu se s vývojem Služby mění.

• Provozní a bezpečnostní záznamy: záznamy o přihlášení a přístupu, seznam povolených e-mailových adres a domén včetně e-mailu správce, který položku přidal, záznam o případném pozastavení účtu (datum, důvod zapsaný naším pracovníkem a jeho identifikace) a provozní záznamy serveru. V provozních záznamech se objevují stavové a chybové hlášky aplikace, u kterých bývá uvedeno vaše uživatelské ID nebo e-mail, adresa požadavku a technický popis chyby; záznamy webového serveru obsahují navíc IP adresu. Selže-li některá operace nad konkrétním údajem, může se do popisu chyby dostat i tento údaj, například jméno osoby nebo název firmy, o kterých jste spustili rešerši. Vedeme také auditní stopu interní administrace, tedy záznam o tom, který náš pracovník a v jaké roli kdy použil administrátorskou cestu a koho se úkon týkal; její obsah a dobu uchování popisuje čl. 6. Přístup k provozním záznamům má jen omezený okruh našich provozních pracovníků a záznamy se mažou podle čl. 6. Aplikace do těchto záznamů odesílá i technickou diagnostiku sama, bez vašeho zásahu, a to nejen když nahrávání nebo sdílení obrazovky selže, ale i když proběhne neobvykle pomalu nebo když prohlížeč nepodporuje potřebnou funkci. Diagnostika popisuje průběh operace a prostředí prohlížeče; obsah schůzky se jí neodesílá.

• Záznamy o využití Služby: technické záznamy o tom, které funkce a v jakém rozsahu využíváte. Jde zejména o počet a délku nahraných schůzek, počet zpráv v chatu s asistentem, volání připojeného vlastního klienta včetně názvu použitého nástroje a jeho úspěšnosti, počty zpracovaných tokenů a vteřin zvuku u našich dodavatelů, chybové kódy a z toho odvozené náklady a přiřazený tarif. Tyto záznamy neobsahují obsah schůzek, zpráv ani dokumentů a jsou součástí exportu vašich dat.

• Přijetí právních dokumentů: které verze Podmínek užívání a těchto Zásad jste přijali, kdy, identifikátor účtu a e-mail účtu, kterým jste je přijali. Vzniká jeden záznam na dokument a verzi a starší záznam zůstává zachován. Změna dokumentů se přijímá postupem podle čl. 11 Podmínek užívání, tedy zpravidla tím, že Službu užíváte dál, takže nový záznam přibude jen tehdy, když přijetí v aplikaci skutečně provedete. Vedle těchto údajů k tomu neukládáme žádné další, zejména ne IP adresu. Tento záznam smazání účtu přetrvá, protože je dokladem o tom, že smlouva a zpracovatelská doložka vůbec vznikly; co dalšího výmaz účtu přetrvá, shrnuje odrážka „Smazání účtu“ v čl. 6, kde najdete i lhůtu.

• Fakturace a platby: fakturační údaje, které zadáte, zejména název, fakturační adresa, země, identifikační číslo, případně DIČ a omezená evidence jeho ověření, fakturační e-mail a jeho potvrzení; dále zvolený tarif, období a měna, technické identifikátory u poskytovatele plateb (zákazník, předplatné, objednávka, faktura), stav platby, případného vrácení peněz nebo sporu o platbu, konec zaplaceného přístupu a záznam o vašem přijetí konkrétní objednávky (čl. 2.1a Podmínek užívání). Součástí jsou i technická potvrzení, která nám o těchto operacích zasílá poskytovatel plateb a doručovací služba e-mailů. Celé údaje platební karty neuchováváme; zadávají se přímo u poskytovatele plateb.

• Zkušební období a limity užívání: začátek, konec a stav zkušebního období, přiznané limity, jejich období a čerpání. Aby bezplatné zkušební období nešlo čerpat opakovaně, uchováváme nevratný technický otisk identifikátoru přihlášení; původní identifikátor v tomto záznamu uložen není.

• Transakční e-maily: adresa a role příjemce, typ zprávy, čas a stav odeslání a doručení včetně případného vrácení a technické identifikátory u doručovací služby. Zasíláme jen zprávy nezbytné pro provoz účtu a předplatného; e-maily neobsahují sledování otevření ani prokliků.

• Notifikace: zapnete-li si push notifikace, technický identifikátor push kanálu vašeho prohlížeče nebo zařízení a jeho šifrovací klíče.

• Token pro připojení vlastního AI klienta: jeho otisk, poslední čtyři znaky, čas vygenerování a čas posledního použití. Samotný token neukládáme.

• Podpora a hlášení chyb: obsah vaší komunikace s námi a obsah hlášení, které odešlete formulářem „Nahlásit problém“: váš popis problému, technické údaje o zařízení a prohlížeči, údaj o tom, kde v aplikaci jste v danou chvíli byli, posledních několik desítek chybových a varovných hlášek z konzole vašeho prohlížeče a několik obrázků, které k hlášení sami volitelně přiložíte. Kolik obrázků a jak velkých můžete přiložit vidíte přímo ve formuláři. Snímky obrazovky i konzolové hlášky mohou obsahovat cokoli, co bylo v danou chvíli v aplikaci zobrazeno nebo co se do konzole zapsalo, tedy i obsah schůzky nebo údaje vašich kontaktů. Přílohy přikládáte dobrovolně a jejich rozsah určujete vy. Hlášení evidujeme pod vaším účtem a jsou přístupná pouze našim administrátorům; na Zákaznická data, která se tímto způsobem do hlášení dostanou, se dál vztahuje čl. 8 Podmínek užívání, kde jste správcem vy a my jsme vaším zpracovatelem.

• Hlasování o funkcích a produktová zpětná vazba: vaše volba, případný text návrhu nebo komentáře a čas odeslání.

Jako zpracovatel (Zákaznická data, za která odpovídáte vy):

• Obsah schůzek: zvukový záznam (dočasně, viz čl. 6), soubory, které k přepisu nahrajete, textový přepis, rozlišení mluvčích, AI shrnutí schůzky i jednotlivých mluvčích, úkoly a jejich připomínky.
• Kontakty a firmy (CRM): údaje, které do Služby vložíte, údaje a shrnutí, která o kontaktu nebo firmě dohledá AI rešerše z veřejně dostupných zdrojů (viz čl. 4), a dále údaje o účastnících kalendářní události napárované na schůzku. Účastníka, kterého v kontaktech nemáte, Služba založí jako nový kontakt se jménem a e-mailovou adresou; jméno případně doplní z vašich Google kontaktů nebo firemního adresáře, a nezná-li je vůbec, použije jako označení kontaktu část e-mailové adresy před zavináčem, kterou můžete kdykoli přepsat. Je-li zároveň shoda e-mailové domény s firmou, kterou už v CRM vedete, jednoznačná, naváže na ni takový kontakt rovnou. U účastníka, kterého už uloženého máte, může doplnit jeho další e-mailovou adresu. Novou firmu tímto způsobem nezakládáme.
• Výsledky rešerše: dohledaný profesní profil kontaktu, přibližný věk odhadnutý umělou inteligencí, AI shrnutí osoby a firmy a obsah stažený z veřejných zdrojů uložený v historii chatu (uloží se i tehdy, když kontakt nakonec neuložíte).
• Trvalá AI paměť: krátké fakty o vás a o jednotlivých kontaktech, které si Služba pamatuje napříč konverzacemi. Vznikají automaticky z vašich konverzací s asistentem, ale rozhodujete o nich vy: můžete je kdykoli zobrazit, upravit nebo vyřadit z používání, a to i u poznámek, které si Služba zapsala o vás; paměť o sobě v Nastavení, paměť o kontaktu přímo v jeho detailu. Vyřazený záznam se přestane používat a zobrazovat a slouží už jen k tomu, aby jej Richard znovu nevytvořil; úplně zaniká se smazáním kontaktu nebo účtu.
• Kalendář (připojíte-li jej): názvy, popisy a časy událostí, účastníci a jejich odpověď na pozvánku, dále pomocný index e-mail na jméno z vašich Google kontaktů a firemního adresáře. Do kalendáře nezapisujeme ani jej neměníme; jeho obsah čteme a ukládáme si jeho pracovní kopii (viz čl. 8).
• Chat s asistentem včetně příloh a připojeného kontextu, sdílení schůzek (e-maily příjemců včetně osob, které zatím účet nemají) a texty notifikací.
• Připojený vlastní klient: vygenerujete-li si přístupový token, čte váš klient vaše Zákaznická data ve Službě, zejména schůzky a přepisy, AI shrnutí, kontakty a firmy včetně obsahu trvalé AI paměti o kontaktu, úkoly a události kalendáře; výčet je příkladmý a rozsah čtení vždy odpovídá tomu, co v aplikaci vidíte vy. Měnit může pouze úkoly, tedy jejich stav splnění a naplánování připomínky; nic jiného zapisovat nemůže (viz čl. 8.11 Podmínek).
• Pracovní a odvozená data: fulltextový vyhledávací index na naší infrastruktuře a pomocné odvozené údaje, například seznam výrazů zpřesňující přepis nebo krátké pobídky k úkolům na nástěnce, a dále analytické a reportovací výstupy odvozené ze schůzek.

Rozlišení mluvčích odděluje hlasy pouze v rámci jedné nahrávky („mluvčí 1 / mluvčí 2“); nevytváříme hlasové otisky a nepárujeme osoby podle hlasu napříč nahrávkami. Nejde tedy o biometrické zpracování za účelem jedinečné identifikace.

3. Proč a na jakém základě (naše zpracování jako správce)

Účel	Právní základ	Poznámka
Zřízení a vedení účtu, poskytování Služby	plnění smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR)	bez těchto údajů nelze účet zřídit
Dobrovolné měření návštěvnosti a používání funkcí pomocí Google Analytics 4	souhlas (čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR)	analytický souhlas můžete odmítnout nebo kdykoli odvolat bez omezení Služby
Měření účinnosti a personalizace reklamy u Googlu	souhlas (čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR)	vyžaduje samostatný marketingový souhlas; viz čl. 11
Onboarding rešerše o vás a vaší firmě z veřejných zdrojů	oprávněný zájem (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR)	zájem: sestavit užitečný profil bez ručního vyplňování; správcem jsme my; viz čl. 4
Sledování využití Služby, kapacitní plánování a kontrola nákladů	oprávněný zájem (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR)	zájem: udržet Službu provozuschopnou, stabilní a ekonomicky udržitelnou; sledujeme rozsah užívání, nikoli obsah
Zabezpečení, řízení přístupu, prevence zneužití	oprávněný zájem (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR)	zájem: ochrana Služby a dat uživatelů
Podpora a řešení chyb	plnění smlouvy / oprávněný zájem (čl. 6 odst. 1 písm. b) a f) GDPR)	zájem: funkční a spolehlivá Služba
Hlasování o funkcích a produktová zpětná vazba	oprávněný zájem (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR)	zájem: rozvíjet Službu podle potřeb uživatelů; účast dobrovolná, hlas můžete vzít zpět, požádat o výmaz nebo proti zpracování vznést námitku (čl. 10)
Pozastavení nebo zrušení účtu, vyřízení žádosti o přístup k údajům a předání archivu dat	právní povinnost (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR) / plnění smlouvy	úkon provádí pověřený pracovník v administraci a zapisuje se do auditní stopy; viz čl. 7
Evidence přijetí Podmínek a těchto Zásad (verze, čas, e-mail účtu)	oprávněný zájem (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR)	zájem: doložit, že smlouva a zpracovatelská doložka podle čl. 28 GDPR vznikly, a ubránit se případnému nároku; proto záznam přetrvává i po smazání účtu, viz čl. 6
Plnění zákonných povinností	právní povinnost (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR)	např. účetní a daňové doklady
Fakturace, objednávky, předplatné a komunikace nezbytná pro placený tarif	plnění smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR)	bez těchto údajů nelze placený tarif poskytnout
Účetní a daňová evidence	právní povinnost (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR)	po dobu stanovenou právními předpisy, viz čl. 6
Prevence zneužití plateb, obrana nároků a řešení sporů o platby	oprávněný zájem (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR), případně právní povinnost	zájem: ubránit se neoprávněnému nároku a předejít zneužití plateb
Otisk identifikátoru přihlášení proti opakovanému čerpání zkušebního období	oprávněný zájem (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR)	zájem: aby bezplatné zkušební období nešlo čerpat opakovaně; uchovává se jen nevratný technický otisk, viz čl. 2 a 6

Rešerše o kontaktu nebo firmě, kterou spustíte vy, do této tabulky nepatří. Tam jste správcem vy a my ji pro vás provádíme jako zpracovatel podle čl. 8 Podmínek užívání (viz čl. 4 a 9).

Poskytnutí údajů z účtu Google je smluvním požadavkem; bez něj Službu nelze poskytovat. Připojení Kalendáře je dobrovolné; bez něj nebudou dostupné funkce párování schůzek.

Provádíme profilování v širším smyslu GDPR: AI rešerše spojuje profesní údaje, vytváří odhad věku a popis komunikačního stylu a Služba vytváří AI paměť a personalizované podklady. Neprovádíme však rozhodování založené výhradně na automatizovaném zpracování, které by mělo právní účinky nebo vás obdobně významně ovlivnilo. AI výstupy jsou podkladem pro rozhodnutí člověka, nikoli takovým rozhodnutím samotným.

Vaše data nepoužíváme k trénování obecných AI modelů. S každým dodavatelem, kterému se váš obsah dostane do rukou, máme uzavřenou zpracovatelskou smlouvu, podle níž smí údaje zpracovávat výhradně pro poskytování služby nám a podle našich pokynů; použití pro vlastní účely, tedy i trénování modelů, tím vyloučené je. Výjimkou je vyhledávací rozhraní podle čl. 5, kterému předáváme pouze vyhledávací dotaz a se kterým takovou smlouvu uzavřenou nemáme. Údaje mohou být v nezbytném rozsahu zpracovány pro zajištění provozu, bezpečnosti a prevenci zneužití.

4. Údaje z veřejných zdrojů (rešerše)

Rešerše nikdy neběží sama od sebe. Žádná automatická rešerše o osobách na pozadí neběží; vyvolá ji vždy až váš požadavek. Pokynem se rozumí to, že spustíte onboarding, požádáte o podklady asistenta v chatu, nebo si necháte předvyplnit údaje u kontaktu či firmy. Váš požadavek ale nemusí znít na konkrétní jméno: požádáte-li o přípravu na schůzku obecně, dohledá Služba i osoby, jejichž jméno zná z napárované kalendářní události nebo z veřejných zdrojů o dané firmě.

V praxi to dnes vypadá takto. Při onboardingu Služba sestaví shrnutí o vás a o vaší firmě; ten běh je omezen na nejvýše tři spuštění na účet. Kdykoli během užívání pak můžete o podklady požádat asistenta v chatu, typicky při přípravě na schůzku; jmenujete-li v chatu osobu nebo firmu, kterou nemáte uloženou v kontaktech, spustí asistent rešerši rovnou a nežádá o potvrzení. A do třetice při práci s kontakty: necháte-li si v kartě firmy předvyplnit údaje tlačítkem „Načíst z ARES“ nebo ukládáte-li kartu kontaktu z chatu a firmě chybí IČO nebo název, odešle Služba do rejstříku ARES název firmy, respektive IČO.

• Zdroje: veřejné informace z internetu, konkrétně veřejný rejstřík ARES, veřejné výsledky vyhledávání, veřejně přístupné profily na profesních sítích a další veřejně dostupné webové stránky (weby firem, osobní stránky, články a rozhovory). Vyhledávání zajišťuje externí vyhledávací služba. Profily na profesních sítích pro nás zpravidla stahuje specializovaný dodavatel; ostatní stránky stahujeme primárně sami a přes tohoto dodavatele jdeme jen tehdy, když se přímé stažení nepodaří nebo když stránka nevrátí použitelný obsah (typicky když se obsah načítá až v prohlížeči). Žádnému z nich nepředáváme přihlašovací údaje k profesním sítím a stahujeme jen veřejně přístupné stránky. Do rejstříku ARES odchází název firmy nebo IČO. U osob samostatně výdělečně činných je obchodním jménem v rejstříku jméno fyzické osoby, takže v tomto případě může jít i o jméno osoby.

• Další osoby u rešerše firmy: vyžádáte-li si podklady o firmě, Služba dohledává také jména a pracovní pozice osob, které mohou být vaším protějškem na schůzce, spolu s odkazem na zdroj, a u firem zapsaných v obchodním rejstříku jména členů statutárního orgánu a jejich funkci z rejstříku ARES. U osoby, která z toho vyjde jako nejpravděpodobnější protějšek, může Služba dohledat i její veřejně dostupný profesní profil, a to ve stejném rozsahu jako u osoby, kterou jmenujete sami (viz odrážka Kategorie dohledaných údajů). U členů statutárního orgánu zpracováváme údaje z rejstříku v rozsahu potřebném k přípravě vašeho obchodního jednání, dnes jméno a funkci. U samotné firmy ukládáme i adresu sídla tak, jak ji rejstřík uvádí; u osoby samostatně výdělečně činné jde zpravidla o adresu jejího bydliště. Jde o osoby, které jste sami nejmenovali; i vůči nim platí role a povinnosti popsané níže.

• Kategorie dohledaných údajů: jde o údaje z profesního kontextu, zejména jméno, pracovní pozici a zaměstnavatele, dosavadní profesní působení a jeho časový průběh, vzdělání a certifikace, jazyky, region působení, veřejně publikovaný text profilu a veřejné příspěvky, veřejně uvedené pracovní kontaktní údaje a veřejně publikované firemní údaje. Výčet je příkladmý: rozsah určuje to, co má daná osoba nebo firma veřejně zveřejněno, a s vývojem zdrojů se mění.

• Odvozené údaje: umělá inteligence vedle dohledaných údajů vytváří i údaje odvozené. U rešerše o kontaktu, kterou spustíte v chatu, jde zejména o přibližný věk, který model odhaduje z časových údajů v profesním životopisu (rok ukončení školy, rok získání certifikace, rok nástupu do oboru), a o krátké shrnutí osoby, které vedle profesního profilu popisuje i povahové rysy a doporučuje, jak s ní komunikovat. Odvozené údaje vznikají i u onboardingové rešerše o vás: shrnutí o vaší osobě popisuje kromě role a seniority také styl komunikace, který vám sedí. Odvozené údaje jsou z povahy věci nejisté. Odhad věku Služba při vytvoření vždy označuje jako odhad a uvádí, z čeho vychází; u shrnutí osoby plyne nejistota už z jeho povahy a Služba je jako odhad označit může, ale nemusí. Onboardingové shrnutí se rovnou zobrazí jako běžný text k úpravě. V obou případech jde po uložení o běžnou hodnotu, kterou můžete kdykoli přepsat nebo smazat.

• Role a právní základ: U rešerše o vás a vaší firmě, kterou Služba dělá při onboardingu, jsme správcem my a zpracování zakládáme na oprávněném zájmu podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR, tedy na zájmu nastavit vám Službu bez ručního vyplňování. U rešerše o jiné osobě nebo o firmě, kterou spustíte vy, jste správcem vy a my jsme vaším zpracovatelem podle čl. 8 Podmínek užívání; právní titul i informační povinnost vůči dotčené osobě zajišťujete vy. Zadáváte, o čí přípravu na obchodní jednání jde a k jakému účelu; co Služba k provedení takového zadání dohledá a odvodí, popisují předchozí odrážky a spuštěním rešerše to přijímáte jako součást svého pokynu. Technické a organizační zajištění rešerše, včetně výběru dodavatelů, volíme my. Rešerši cílíme na profesní kontext; nevyhledáváme cíleně údaje o soukromém životě ani zvláštní kategorie údajů podle čl. 9 GDPR. Výstup přesto může obsahovat i údaje, které nejsou čistě profesní, zejména přibližný věk a popis komunikačního stylu. Zpracování nepoužíváme k automatizovanému rozhodování s právními nebo obdobně významnými účinky a lze proti němu vznést námitku.

• Informování dotčených osob (čl. 14 GDPR): tyto Zásady samy o sobě nenahrazují individuální splnění informační povinnosti. U onboardingové rešerše, kde jsme správcem my, musí být informace zpřístupněna uživateli v onboardingu. Jde-li o osobu, o níž rešerši spustil uživatel Služby, je správcem uživatel a informaci poskytuje on v přiměřené lhůtě, nejpozději do jednoho měsíce od získání údajů, a dříve při prvním kontaktu nebo prvním zpřístupnění údajů, nastane-li dříve, ledaže se uplatní zákonná výjimka. S vyřízením mu jako zpracovatel pomůžeme (viz čl. 9).

• Námitka a oprava: u rešerše o vás a vaší firmě z onboardingu, kde jsme správcem my, můžete vznést námitku na getleads@creaticom.cz a nepřesný AI profil na žádost opravíme nebo smažeme. U rešerše, kterou o vás spustil uživatel Služby, je správcem on; obraťte se na něj, nebo napište nám a žádost mu neprodleně předáme a s jejím vyřízením mu pomůžeme (viz čl. 9).

5. Komu údaje předáváme

Údaje předáváme dodavatelům, kteří je zpracovávají pro nás a podle našich pokynů; výjimkou je provozovatel vyhledávacího rozhraní, u kterého platí, co je uvedeno níže. Jde zejména o tyto kategorie; výčet je příkladmý a rozhodující je aktuální jmenný seznam:

• poskytovatelé AI zpracování, převodu řeči na text a rozlišení mluvčích pro generování přepisů, shrnutí, úkolů a odpovědí asistenta. Zvukový záznam schůzky předáváme dodavateli převodu řeči na text a souběžně dodavateli rozlišení mluvčích (diarizace), který z něj určuje, kdy mluví kdo. Dodavateli převodu řeči na text předáváme kromě zvukového záznamu i krátký seznam nápovědných slov, aby přepis lépe zachytil vlastní jména a odborné výrazy. Sestavujeme jej z údajů o schůzce a z vašeho profilu, zejména ze jmen účastníků a z názvu a popisu napárované kalendářní události a z výrazů, které umělá inteligence vybere z vašeho profilu včetně shrnutí sestaveného rešerší podle čl. 4; výčet je příkladmý a mohou v něm být i jména osob mimo účastníky události. Část analýzy probíhá dávkově; v takovém případě se zpracovávaný text dočasně ukládá v úložišti poskytovatele AI v EU a po dokončení dávky se odtud maže,
• nástroje pro vyhledávání a obohacování dat z veřejných zdrojů pro přípravu podkladů o firmách a kontaktech,
• poskytovatelé infrastruktury a hostingu pro provoz aplikace a databáze,
• služby pro doručování push notifikací podle vašeho prohlížeče či zařízení. Obsah upozornění je šifrovaný klíči vašeho zařízení a doručovací služba jej nečte; zpracovává jen adresu odběru a údaje nezbytné k doručení.
• poskytovatel platebních služeb (Stripe) pro zpracování plateb, správu předplatného, faktury, vrácení peněz a řešení sporů o platby. Stripe je certifikován podle standardu PCI DSS Level 1; celé údaje platební karty zadáváte přímo u něj a my je neuchováváme (čl. 2). Při většině činností je Stripe naším zpracovatelem; při činnostech, které mu ukládají právní předpisy o platebním styku, zejména při prevenci podvodů, plnění finanční regulace a vedení vlastního účetnictví, vystupuje jako samostatný správce. Podrobnosti popisuje Stripe DPA a Stripe Privacy Center,
• služba pro doručování transakčních e-mailů (Resend) pro nezbytné zprávy o účtu a předplatném; zpracovává pro nás adresu příjemce, obsah zprávy a údaje o doručení. E-maily neobsahují sledování otevření ani prokliků. Podrobnosti popisuje Resend DPA.

Google Analytics a reklamní měření. Pro dobrovolné měření podle čl. 11 používáme Google Analytics 4 a Google Tag Manager od společnosti Google Ireland Limited, Irsko, se zapojením společností skupiny Google včetně Google LLC, USA. Google při poskytování analytiky zpracovává údaje podle podmínek zpracování údajů; u reklamních funkcí může podle jejich použití vystupovat také jako samostatný správce podle podmínek pro měřicí služby. Zpracování může probíhat i mimo EU/EHP. Pro předání do USA Google používá EU-U.S. Data Privacy Framework a v dalších případech standardní smluvní doložky; podrobnosti uvádí informace Googlu o mezinárodním předávání. Obecná pravidla popisují také zásady Googlu. Toto měření je oddělené od integrace Google Workspace podle čl. 8 a nepředává jí zpřístupněný obsah. Aktuální jmenný seznam dodavatelů (právní entita, účel, umístění, mechanismus předání) poskytneme na vyžádání na kontaktním e-mailu.

Vedle dodavatelů můžeme údaje v nezbytném rozsahu zpřístupnit soudům a jiným orgánům při uplatnění nebo obraně právních nároků a odborným poradcům vázaným mlčenlivostí. Výčet příjemců je příkladmý.

Ostatní uživatelé Služby. Vedle dodavatelů se obsah schůzky může dostat k dalším uživatelům Richarda, a to dvěma způsoby. Buď schůzku sdílíte sami, nebo se uplatní automatické sdílení: má-li schůzka napárovanou kalendářní událost, Služba ji ve výchozím nastavení zpřístupní těm jejím účastníkům, kteří mají e-mail na stejné doméně jako pořizovatel, a to v celém rozsahu včetně přepisu a AI shrnutí. U pořizovatele s adresou u veřejné e-mailové služby (například gmail.com nebo seznam.cz) se sdílení podle shody domény neuplatní, protože shoda domény tam neznamená stejnou firmu. Rozsah automatického sdílení lze v Nastavení rozšířit na všechny účastníky události nebo je zcela vypnout; rozšířené sdílení se uplatní i u pořizovatele s adresou u veřejné e-mailové služby a může tedy zahrnout i osoby z jiných organizací. Za to, kdo smí obsah schůzky vidět, odpovídá uživatel, který ji pořídil (čl. 8.1 Podmínek užívání). Příjemce sdílenou schůzku pouze čte a nemůže její obsah ve Službě měnit; u úkolů z ní si stejně jako u vlastních schůzek vede vlastní stav splnění a může si k nim nechat naplánovat připomínku, což jsou jeho vlastní záznamy a obsahu schůzky se nedotýkají. Za své další nakládání s obsahem, tedy i za jeho vynesení ze Služby vlastním AI klientem, odpovídá sám.

Hlasování o funkcích. Výsledky hlasování o funkcích můžeme ostatním uživatelům zobrazovat pouze souhrnně; váš text ani identitu jim nezpřístupňujeme, ledaže před odesláním výslovně zvolíte zveřejnění.

Předávání mimo EU/EHP. Aplikaci a databázi provozujeme v EU. Zpracování obsahu umělou inteligencí ale probíhá na globální infrastruktuře našeho poskytovatele, tedy i mimo EU/EHP. Děláme to proto, abychom mohli používat nejnovější dostupné modely, které v samostatných evropských regionech k dispozici nejsou. Poskytovatel nezaručuje konkrétní umístění výpočetní kapacity a týká se to všeho, co AI zpracovává: přepisů schůzek, shrnutí, úkolů, rešerší i zpráv v chatu s asistentem. Máme s ním uzavřenou zpracovatelskou smlouvu, která zahrnuje i zákaz použití vašeho obsahu k trénování modelů. Mimo EU/EHP mohou údaje zpracovávat také dodavatelé převodu řeči na text, vyhledávání a obohacování dat z veřejných zdrojů, přihlášení přes Google a doručování notifikací. Dodavatel rozlišení mluvčích má náš účet nastavený na zpracování výhradně v EU/EHP, zvukový záznam tedy u něj Evropský hospodářský prostor neopouští. Taková předání zakládáme na rozhodnutích Evropské komise o odpovídající ochraně, rámci EU-U.S. Data Privacy Framework nebo standardních smluvních doložkách. Kopii použitých záruk poskytneme na vyžádání.

Zvlášť upozorňujeme na vyhledávání ve veřejných zdrojích. Předávaným údajem je samotný vyhledávací dotaz: obsahuje jméno hledané osoby a název firmy, případně jen název firmy nebo jen jméno osoby. Žádné jiné údaje, tedy ani nahrávky, přepisy nebo obsah chatu, tomuto dodavateli nepředáváme. Provozovatel vyhledávacího rozhraní dotaz postupuje dál provozovateli internetového vyhledávače, na jehož zpracování nemáme vliv, a místo zpracování není smluvně určeno. S tímto dodavatelem nemáme uzavřenou zpracovatelskou smlouvu ani standardní smluvní doložky. Nechcete-li, aby jméno konkrétní osoby tímto způsobem odešlo, rešerši o ní v chatu nespouštějte. Stahování profilů a webových stránek zajišťuje jiný dodavatel, se kterým zpracovatelskou smlouvu uzavřenou máme.

Připojíte-li ke Službě vlastního AI klienta (čl. 8.11 Podmínek), předáváte data provozovateli tohoto klienta vy, nikoli my. Tento příjemce není naším zpracovatelem a v seznamu dodavatelů se neuvádí. U dat, u nichž jste správcem, rozhodujete o tomto předání sami; u schůzky, kterou vám sdílel jiný uživatel, zůstává správcem uživatel, který ji pořídil a který sdílením dal pokyn obsah vám zpřístupnit; vy rozhodujete o tom, kterého klienta ke Službě připojíte, a za další nakládání s obsahem odpovídáte sami.

6. Jak dlouho údaje uchováváme

• Zvukové nahrávky a soubory nahrané k přepisu: po úspěšném přepisu je z našich serverů mažeme hned, ledaže máte v Nastavení zapnuté uchovávání nahrávek pro opravu účastníků. Pak si ponecháme jen zpracovaný zvuk schůzky, tedy bez obrazu a bez původně nahraných souborů, a to nejdéle 7 dnů od vzniku schůzky, abyste mohli schůzku přegenerovat podle čl. 4.2a Podmínek užívání, typicky když jste u ní vybrali nesprávné účastníky. Zvuk nikde nepřehráváme a nezpřístupňujeme jej ani uživatelům, se kterými schůzku sdílíte. Úložiště pro tyto nahrávky má omezenou kapacitu; když se zaplní, mažeme nejstarší z nich ještě před uplynutím 7 dnů. Vypnutím uchovávání smažeme všechny takto uchované nahrávky hned, stejně jako při smazání schůzky nebo účtu. Uchovávání je ve výchozím nastavení zapnuté; vypnout je můžete kdykoli v Nastavení nebo při úvodním nastavení účtu. Pokud jste je výslovně vypnuli dříve, vaše volba platí dál. Přegenerování předá zvuk znovu dodavateli převodu řeči na text a dodavateli rozlišení mluvčích stejně jako první zpracování a s novým externím přepisem nakládáme stejně, jak popisuje tato odrážka níže. Po trvalém selhání zpracování ponecháváme zvuk jako záchrannou kopii pro opakované zpracování; stejně jako nedokončené nebo chybou přerušené nahrávky jej smažeme nejpozději do 14 dnů od vzniku schůzky. Totéž platí pro soubory, které k přepisu nahrajete sami; má-li takový soubor i obrazovou složku, zpracováváme z něj jen zvukovou stopu a zbytek souboru mažeme hned po jejím získání. Trvale zůstává pouze textový přepis. Dodavateli převodu řeči na text po trvalém uložení výsledku odešleme přes jeho API požadavek na smazání externího přepisu; nezdařený požadavek aplikace opakuje. Požadavek odesíláme i tehdy, když schůzku smažete dřív, než se přepis dokončí; tam ale odešleme jen omezený počet pokusů bezprostředně po sobě, protože se smazanou schůzkou zaniká i údaj, podle kterého bychom výmaz mohli opakovat později, a dál se spoléháme na retenční pravidla dodavatele. Dodavatel v tuto chvíli neposkytuje samostatné rozhraní pro výmaz nahraného zvuku a jeho retenci nemáme možnost ovlivnit jinak než smlouvou; režim, ve kterém by u něj obsah neuvízl vůbec, je dostupný jen ve vyšším tarifu a jednáme o něm. U dodavatele rozlišení mluvčích výmaz naše aplikace nevyvolává, protože jeho vlastní lhůty jsou kratší, než jakou by mělo smysl vynucovat: nahraný zvukový soubor maže do 48 hodin od nahrání bez ohledu na to, zda byl zpracován, pracovní kopii na výpočetním serveru maže ihned po dokončení zpracování a výstup úlohy, tedy segmenty mluvčích, maže do 24 hodin po jejím dokončení. Případné provozní záznamy a záložní kopie na straně dodavatelů se řídí jejich smluvními retenčními pravidly.
• Lokální kopie nahrávky ve vašem prohlížeči: nahrávka vzniká ve vašem zařízení a průběžně se ukládá do úložiště prohlížeče, aby se neztratila při zavření záložky, výpadku nebo restartu. Po přijetí serverem ji aplikace skryje z neodeslaných nahrávek, ale ponechá jako záchrannou kopii, dokud server nepotvrdí dokončené zpracování; teprve potom ji smaže. Pokud server nahrávku nenajde nebo zpracování trvale selže, aplikace ji znovu zobrazí mezi neodeslanými pro nový pokus. Lokální kopii smaže také vaše výslovné zahození nahrávky nebo smazání příslušné schůzky. Odhlášení ji samo nemaže. Dokud účet existuje, odstraníte viditelnou kopii zahozením přímo v aplikaci; všechny lokální kopie můžete odstranit i smazáním dat webu v nastavení prohlížeče. Smažete-li účet, zbývající lokální nahrávka může ve vašem prohlížeči zůstat, ale aplikace ji už nezobrazí, protože je vázaná na váš dřívější účet.
• Přílohy v chatu: soubor na serveru mažeme hned po jeho zpracování, nejpozději přibližně do jedné hodiny od nahrání. V konverzaci zůstává jen název a typ souboru a odpověď asistenta.
• AI paměť: aktivní poznámky, které si Richard o vás a o vašich kontaktech pamatuje napříč konverzacemi, uchováváme po dobu existence účtu. Vyřadíte-li jednotlivou poznámku, její původní text smažeme a ponecháme pouze nevratný technický otisk, podle kterého aplikace pozná případný shodný návrh a zabrání jeho opětovnému vytvoření. Otisk neposíláme AI modelu. Se smazáním daného kontaktu nebo účtu zaniká i tento záznam.
• Vyrovnávací paměti a odvozená data: pro rychlost a kvalitu Služby držíme dočasné kopie a odvozená data, například zrcadlo vašeho kalendáře pro nejbližší období nebo slovník výrazů pro přesnější přepis. Dočasné kopie s omezenou platností se mažou automaticky po jejím uplynutí, zrcadlo kalendáře a související data se mažou při odpojení Google integrace a všechna tato data zanikají při smazání účtu.
• Hlášení chyb: popis problému, technické údaje, konzolové hlášky a naše interní poznámky k hlášení uchováváme po dobu existence vašeho účtu a mažeme je spolu s ním. Obrázkové přílohy uzavřeného nebo vyřešeného hlášení mažeme automaticky po 90 dnech od jeho poslední změny; dříve zaniknou se smazáním účtu nebo na oprávněnou žádost. Chcete-li konkrétní hlášení nebo jeho přílohu smazat dříve, napište nám na getleads@creaticom.cz a vyřídíme to za vás.
• Záznamy o využití Služby: po dobu existence účtu, poté se mažou spolu s ním.
• Přijetí právních dokumentů: po dobu trvání účtu, protože po celou dobu dokládá, které znění jste přijali, a po zániku účtu ještě do uplynutí 3 let od přijetí. Důvod je ten, že doklad o uzavření smlouvy a zpracovatelské doložky je potřeba právě v situaci, kdy už účet neexistuje, a tři roky odpovídají běžné době, po kterou lze uplatnit nárok ze smluvního vztahu. Záznam obsahuje pouze identifikátor účtu, e-mail, označení dokumentu, jeho verzi a čas přijetí; žádná jiná data o vás v něm nejsou. Po zániku účtu a uplynutí této lhůty jej systém automaticky odstraní.
• Ostatní data účtu a Zákaznická data: po dobu existence účtu. Schůzky, přepisy, shrnutí, úkoly, kontakty a konverzace v chatu můžete mazat průběžně přímo v aplikaci. Odeslaná hlášení chyb v aplikaci nevidíte a nemažete; o jejich smazání si napište na getleads@creaticom.cz.
• Záznamy o přihlášení: aktivní i vypršelé relace včetně IP adresy a informace o prohlížeči uchováváme po dobu trvání účtu; při smazání účtu zanikají spolu s ním.
• Technické provozní záznamy (logy): logy aplikace obsahují mimo jiné e-mail účtu, kterého se operace týkala, adresu požadavku a technický popis chyby; logy webového serveru navíc IP adresu. Slouží výhradně k diagnostice a k zajištění bezpečnosti provozu. Uchováváme je nejdéle 7 dní a poté je systém automaticky odstraní. Nasazení nové verze samo o sobě logy nemaže. Logy nejsou navázané na účet v databázi, a smazání účtu je proto nemaže okamžitě. Přístup k nim má pouze omezený okruh našich provozních pracovníků.
• Auditní stopa interní administrace: po dobu 365 dnů uchováváme, který oprávněný pracovník a v jaké roli použil konkrétní administrátorskou cestu, včetně identifikace dotčeného uživatele, hlášení nebo přílohy, pokud z cesty vyplývá. Neobsahuje obsah požadavku ani obsah Zákaznických dat. Slouží k zabezpečení, kontrole oprávněnosti přístupů a vyšetření incidentů. Tyto záznamy se nemažou spolu s účtem; zanikají uplynutím 365 dnů. Po smazání účtu dotčeného uživatele v nich zůstává už jen technický identifikátor jeho účtu a cesta požadavku, nikoli jeho jméno nebo e-mail; identifikace pracovníka, který úkon provedl, zůstává po celou dobu uchování záznamu.
• Seznam povolených e-mailů: byl-li váš e-mail zapsán na seznamu jednotlivě, zůstává tam i po smazání účtu, aby zůstala zachována vaše pozvánka do Služby a mohli jste se případně vrátit. Byl-li přístup povolen pro celou doménu, žádný váš osobní údaj na seznamu není. Nechcete-li svůj zápis ponechat, napište nám na getleads@creaticom.cz a odstraníme jej.
• Zálohy: databázi zatím nezálohujeme. Neexistuje tedy žádná záložní kopie, ve které by smazaná data mohla přetrvat; zároveň to znamená, že při závažném selhání infrastruktury mohou být data ztracena (viz čl. 7.1 a 7.2 Podmínek užívání). Začneme-li zálohovat, doplníme sem zálohovací plán i to, jak se v zálohách promítají výmazy, a oznámíme to postupem podle čl. 12.
• Účetní a daňové doklady: po dobu, kterou pro daný doklad stanoví právní předpisy, i po smazání účtu.
• Fakturační a platební záznamy: záznamy o objednávkách, předplatném, platbách, přijetí objednávek a transakčních e-mailech uchováváme po dobu trvání účtu a poté po dobu nezbytnou k plnění právních povinností, k obraně právních nároků a k prevenci zneužití plateb; poté je mažeme nebo zbavujeme vazby na vaši osobu. Technický otisk proti opakovanému čerpání zkušebního období (čl. 2) uchováváme i po smazání účtu, aby plnil svůj účel; nečerpané záznamy mažeme po uplynutí jejich lhůty.
• Hlasy a produktová zpětná vazba: po dobu existence účtu; dříve zaniknou zpětvzetím nebo na žádost o výmaz. Jsou součástí exportu dat. Souhrnné výsledky, ze kterých vás nelze identifikovat, nejsou osobním údajem a mohou zůstat zachovány i po zániku účtu.
• Smazání účtu: spustíte v Nastavení („Smazání účtu“) a potvrdíte jednorázovým odkazem zaslaným na e-mail vašeho účtu; vyvolat je může i provozovatel při ukončení přístupu podle čl. 2.2 a 2.3 Podmínek užívání. Před potvrzením vám nabídneme export dat. Máte-li aktivní placené předplatné, potvrzením se vypne jeho další obnova a účet, data i přístup zůstávají zachovány do konce již zaplaceného období; výmaz začne po jeho uplynutí. Bez placeného předplatného začíná výmaz ihned po potvrzení. Nepodaří-li se zrušení předplatného u poskytovatele plateb jednoznačně ověřit, účet za smazaný neoznačíme a výmaz proběhne hned, jak to stav předplatného dovolí. Smažeme vaše schůzky, přepisy, shrnutí a úkoly, kontakty a firmy, kalendářní data, chat i AI paměť, nastavení, hlasy a produktovou zpětnou vazbu, hlášení chyb a připravený export, zrušíme dosud neodeslané e-maily, vyčistíme vyhledávací index a vyrovnávací paměti a přístupová oprávnění ke Google účtu smažeme a zároveň se je pokusíme odvolat přímo u Googlu. Zvukové soubory, které v době smazání ještě čekaly na zpracování nebo které jsme uchovávali pro přegenerování schůzky, odstraníme z našich serverů nejpozději do 24 hodin. Mimo tento výmaz zůstávají položky výslovně uvedené výše, zejména technické provozní záznamy, auditní stopa interní administrace po zbytek své 365denní lhůty, záznam o přijetí právních dokumentů po zbytek své tříleté lhůty, zápis na seznamu povolených e-mailů, účetní a daňové doklady, fakturační a platební záznamy po dobu podle předchozích odrážek a technický otisk proti opakovanému čerpání zkušebního období, a dále neodeslané nahrávky uložené ve vašem prohlížeči.
• Export dat: vygenerovaný soubor je ke stažení 7 dní, poté se maže; zaniká také se smazáním účtu.

Údaje dobrovolné analytiky. Google Analytics máme nastavené na uchování údajů událostí po 2 měsíce a uživatelských údajů po 14 měsíců. Při nové aktivitě se doba uchování uživatelského identifikátoru obnovuje. Tyto lhůty se vztahují na podrobná data; souhrnné přehledy v Google Analytics jimi nejsou omezené. Doby platnosti cookies uvádí čl. 11. Odvolání souhlasu zastaví další měření, ale samo nevymaže dříve odeslané údaje; práva podle čl. 10 můžete uplatnit na našem kontaktním e-mailu.

7. Jak údaje chráníme

Šifrovaný přenos (HTTPS/TLS) včetně HSTS a bezpečnostních hlaviček. Tokeny k propojenému účtu Google ukládáme v databázi šifrované (AES-256-GCM); osobní token pro připojení vlastního klienta neukládáme, uchováváme z něj jen nevratný otisk a údaje uvedené v čl. 2. Data jednotlivých uživatelů jsou oddělená na aplikační úrovni, a to i ve fulltextovém vyhledávání, kde prohlížeč dostává pouze časově omezený klíč zúžený na data daného uživatele. Účet si může založit jen pozvaný uživatel, tedy e-mail nebo doména na seznamu povolených; administrační rozhraní je oddělené a má vlastní role. Dále používáme omezení počtu požadavků, limity velikosti požadavků a ochranu odchozích volání proti přístupu do vnitřní sítě. Aplikaci a databázi provozujeme v EU. Opatření průběžně vyhodnocujeme a rozšiřujeme podle rizika.

Co naopak nemáme. Databázi zatím nezálohujeme, a nemáme tedy zavedený postup obnovy dat po havárii ve smyslu čl. 32 odst. 1 písm. c) GDPR. Je to vědomé rozhodnutí, ne opomenutí; promítá se do rozsahu záruk podle čl. 7 Podmínek užívání. Doporučujeme proto data průběžně exportovat.

Kdo z nás má k údajům přístup. Do interní administrace má přístup jen omezený okruh našich pracovníků, kterým jsme přístup udělili jmenovitě; rozsah oprávnění určuje přidělená role. Citlivější úkony, zejména změny tarifů, ceníku a seznamu povolených e-mailů, jsou vyhrazené rolím s vyšším oprávněním; role s pouze náhledovým oprávněním je provést nemůže. Administrace zobrazuje seznam a detail uživatelů (jméno, e-mail, datum registrace, tarif, počet schůzek, minut, tokenů, chatů a odeslaných hlášení a náklady, které užívání vyvolá u našich dodavatelů), souhrnné statistiky užívání Služby a hlášení chyb včetně příloh a konzolových hlášek. Nahrávky, přepisy, shrnutí, úkoly, kontakty ani chat s asistentem administrace nezobrazuje v žádném svém seznamu ani detailu. Obsah se k nám tedy běžně dostane jen tím, co nám sami pošlete v hlášení chyby; jedinou další cestou je archiv vašich dat popsaný níže, který generujeme na vaši žádost nebo ke splnění právní povinnosti a jehož vygenerování i stažení se zapisuje do auditní stopy. Oprávněný pracovník může váš účet dočasně pozastavit (a odhlásit vás tím ze všech zařízení), pozastavení zrušit, účet smazat a vygenerovat a stáhnout kompletní archiv vašich dat, aby vám jej předal i tehdy, když se do účtu nemůžete přihlásit; stáhnout přitom může i archiv, který už v účtu leží, protože jste si jej předtím vytvořili sami; takový archiv obsahuje i přepisy, AI shrnutí, kontakty a chat s asistentem. Na vaši žádost může oprávněný pracovník s vyšším oprávněním spustit i přegenerování schůzky podle čl. 4.2a Podmínek užívání; administrace k tomu zobrazuje jen datum, délku a stav schůzky, nikoli její obsah. Každý takový úkon se zapisuje do auditní stopy podle čl. 6. Do administrace se přihlašuje stejným Google účtem jako do Služby a nemáme funkci, která by nám umožnila přihlásit se jako vy. K databázi, serverům a provozním záznamům má technický přístup jen okruh osob zajišťujících provoz, vázaných mlčenlivostí.

Když se něco stane. Dojde-li k porušení zabezpečení, které bude pravděpodobně znamenat vysoké riziko pro vaše práva a svobody, oznámíme vám je bez zbytečného odkladu; ohlášení dozorovému úřadu provedeme, ukládá-li nám to právo. Jde-li o Zákaznická data, kde je správcem uživatel, postupujeme podle čl. 8.8 Podmínek užívání.

8. Údaje z Google služeb (Limited Use)

Přihlásíte-li se přes Google, resp. připojíte-li Google Kalendář, přistupuje Služba přes Google API k těmto údajům:

• základní profil (jméno, e-mail, profilový obrázek) pro přihlášení a vedení účtu,
• události Google Kalendáře (pouze čtení) pro párování nahrávek se schůzkami a přípravu na schůzku,
• vaše kontakty a firemní adresář (Google People API a Directory API, pouze čtení) pro doplnění jmen účastníků schůzek. Abychom se u každé schůzky nedotazovali znovu, stáhneme nejvýše jednou denně seznam vašich kontaktů a firemního adresáře v rozsahu jméno a e-mailová adresa a držíme z něj rejstřík e-mail na jméno. Rejstřík obnovujeme nejvýše jednou za 24 hodin, bez nové aktualizace automaticky zanikne nejpozději po 30 dnech a při odpojení Google integrace nebo smazání účtu jej smažeme hned.

O tato oprávnění žádáme už při přihlášení. Google zpravidla nabízí zaškrtávátka pro jednotlivá oprávnění; u účtů spravovaných organizací je nemusí zobrazit a přístup pak lze udělit jen jako celek. Bez udělených oprávnění zůstanou dotčené funkce nedostupné. Oprávnění nám Google uděluje jako trvalé, takže platí i v době, kdy Službu nepoužíváte, a končí až odpojením integrace, odvoláním u Googlu nebo smazáním účtu. Do vašich dat v Google (kalendář, kontakty ani firemní adresář) nic nezapisujeme ani je neměníme; u Googlu pouze registrujeme technický kanál, kterým nám oznámí, že se kalendář změnil. Při odpojení jej rušíme; nepodaří-li se to, kanál sám zanikne uplynutím platnosti a do té doby nám Google nanejvýš oznámí, že se něco změnilo, k datům už ale nemáme přístup. Aby aplikace nemusela načítat kalendář při každém zobrazení, ukládáme si pracovní kopii načtených událostí (název, popis, čas, účastníci). Po oznámení o změně, a nezávisle na tom i pravidelně, změněné události načteme a pracovní kopii jimi aktualizujeme, i když aplikaci právě nemáte otevřenou. Obsah událostí a jména účastníků, která z Google služeb načteme, zpracovává pro nás i poskytovatel AI a dodavatel převodu řeči na text, a to i mimo EU/EHP za podmínek podle čl. 5.

Tyto údaje i údaje z nich odvozené používáme výhradně k poskytování nebo zlepšování uživatelských funkcí, které jsou v rozhraní Richarda jasně viditelné. Nepoužíváme je k reklamě, neprodáváme je, nepředáváme datovým brokerům a nepoužíváme je k trénování AI modelů; totéž máme smluvně ošetřené u dodavatelů, kterým se tyto údaje dostanou do rukou (čl. 3 a 5). Jinému příjemci je předáváme jen tehdy, je-li to nezbytné pro poskytnutí nebo zlepšení takové viditelné funkce (typicky našim zpracovatelům pro převod řeči na text a pro AI zpracování), pro zabezpečení Služby, pro splnění právní povinnosti, nebo rozhodnete-li o takovém předání sami; tak je tomu u vlastního AI klienta, kterého si připojíte podle čl. 8.11 Podmínek, a u zpřístupnění schůzky dalším uživatelům podle čl. 5, kde okruh příjemců určuje vaše nastavení sdílení. Naši pracovníci ani dodavatelé jejich obsah nečtou, ledaže jste nám přístup ke konkrétním údajům sami zpřístupnili nebo výslovně odsouhlasili (typicky přílohou hlášení chyby), je to nezbytné pro zabezpečení včetně vyšetření zneužití, vyžaduje to právo, nebo jde o agregované a deidentifikované údaje používané pro interní provoz. Stejná omezení ukládáme svým pracovníkům a dodavatelům.

Tento článek popisuje pravidla Google pro údaje získané z jeho rozhraní. Nad rámec poskytování Služby podle čl. 8 Podmínek užívání tyto údaje nevyužíváme k jinému účelu než k zajištění provozu a bezpečnosti Služby a ke splnění právních povinností; v tomto rozsahu se identifikace vašeho účtu objevuje v provozních záznamech podle čl. 2 a čl. 6. Nad tento rámec pracujeme jen s údaji, které nelze přiřadit ke konkrétní osobě.

Přístup můžete kdykoli odvolat v Nastavení Služby tlačítkem „Odpojit Google integraci“. Odvolá se tím najednou přístup ke Kalendáři, k osobním kontaktům i k firemnímu adresáři, uložené tokeny smažeme a vaše přihlášení do Richarda zůstane funkční; při příštím přihlášení přes Google vás Google o tato oprávnění požádá znovu a nepotřebná můžete nechat nezaškrtnutá. Odpojení proběhne jako celek: nepodaří-li se nám odvolat přístup přímo u Googlu, například při jeho výpadku, zobrazíme vám chybu a neodpojíme ani nesmažeme nic. Zkuste to v takovém případě znovu, nebo přístup odvolejte přímo v nastavení svého účtu Google, jak popisujeme níže. Protože Google neumí odebrat jen jedno oprávnění, nabízí Nastavení také volbu „Upravit oprávnění“, která současný přístup nejprve odvolá a pak vás nechá vybrat oprávnění znovu na straně Googlu. Přístup lze odvolat i na myaccount.google.com/permissions; odvoláte-li jej takto, dozvíme se to až ve chvíli, kdy nám Google odmítne vydat platný přístup, a pracovní kopii i adresářový index smažeme v tu chvíli. Odpojením smažeme uloženou pracovní kopii vašich událostí a pomocný adresářový index; údaje o události, která už je napárovaná na konkrétní schůzku, zůstávají její součástí a mažou se spolu s ní. Kontakty, které Služba už dříve založila z účastníků událostí ve vašem CRM, odpojením nemizí; zůstávají jako vaše data a smažete je v aplikaci nebo zaniknou se zrušením účtu. Při smazání účtu mažeme všechno uvedené a tokeny na naší straně odstraňujeme; zároveň se pokoušíme odvolat udělený přístup přímo u Googlu. Nepodaří-li se to, přístup už nemáme čím použít, protože tokeny jsou pryč, a odvolat jej můžete i sami v nastavení svého účtu Google.

Používání a předávání informací získaných z Google API jakékoli jiné aplikaci bude dodržovat Google API Services User Data Policy, včetně požadavků Limited Use. Pro vyloučení pochybností uvádíme i požadované anglické znění: “Richard's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.”

Totéž platí pro údaje z rozhraní Google Workspace, a to jak pro údaje získané přímo, tak pro údaje z nich odvozené: nepoužíváme je k vytváření, trénování ani zlepšování základových ani obecných modelů umělé inteligence a strojového učení, ani je k takovému účelu nepředáváme a neprodáváme. Stejný zákaz máme smluvně ošetřený u dodavatelů, kteří pro nás obsah zpracovávají (čl. 3 a 5). I zde uvádíme požadované anglické znění: “The use of raw or derived user data received from Google Workspace APIs will adhere to the Google User Data Policy, including the Limited Use requirements. Google user data is never used, transferred or sold to create, train or improve foundational or generalized artificial intelligence or machine learning models.”

9. Osoby zmíněné na nahrávkách a v rešerších

Pokud jste byli účastníkem schůzky nahrané uživatelem Služby a nejste sami uživatelem, je správcem záznamu tento uživatel. Uživatel je povinen vás o nahrávání informovat ještě před jeho zahájením. Berte na vědomí, že tento uživatel mohl záznam zpřístupnit dalším uživatelům Služby, ať už sám, nebo prostřednictvím automatického sdílení podle čl. 5; jde zpravidla o jeho kolegy, ale rozšířil-li sdílení, může jít i o ostatní účastníky události včetně osob z jiných organizací. Takový příjemce k záznamu navíc mohl připojit vlastního AI klienta podle čl. 8.11 Podmínek užívání. Služba neumožňuje upravovat text přepisu ani AI shrnutí, takže uživatel odstraňuje záznam smazáním celé schůzky. Dílčí zásah do obsahu proto provádíme jen výjimečně, ručně a v součinnosti s uživatelem, který je správcem; není-li to možné, řeší se žádost smazáním celé schůzky. Se žádostí o uplatnění svých práv, včetně námitky proti zpracování a omezení zpracování, se obraťte na něj; stížnost můžete podat i u Úřadu pro ochranu osobních údajů, jehož kontakt najdete v čl. 10. Můžete se obrátit i přímo na nás na getleads@creaticom.cz; žádost uživateli neprodleně předáme a s jejím vyřízením mu pomůžeme.

Pokud o vás rešerši z veřejných zdrojů spustil uživatel Služby, typicky při přípravě na obchodní jednání, je správcem výsledku tento uživatel a my jsme jeho zpracovatelem. Rozsah zpracovávaných údajů a to, které z nich vznikají odhadem umělé inteligence, popisuje čl. 4. Výsledek rešerše je uložen u příslušné zprávy v historii chatu daného uživatele, a pokud vás uložil mezi své kontakty, také tam. Se žádostí o přístup, opravu, výmaz nebo s námitkou se obraťte na tohoto uživatele. Neznáte-li jeho totožnost, napište nám na getleads@creaticom.cz; žádost mu neprodleně předáme a s jejím vyřízením mu pomůžeme.

10. Vaše práva

Máte právo na přístup ke svým údajům, jejich opravu, výmaz, omezení zpracování, přenositelnost a právo vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu. Většinu vyřídíte přímo v aplikaci (úprava profilu, mazání záznamů, export dat, smazání účtu); se zbytkem se obraťte na getleads@creaticom.cz. Součástí exportu jsou také aktivní poznámky AI paměti, vaše hlášení chyb a poznámky, které jsme k nim připsali, samostatné soubory dosud uchovaných obrázkových příloh, záznam o tom, kdy a v jaké verzi jste přijali Podmínky a tyto Zásady, a vaše hlasy a návrhy z hlasování o funkcích. Máte-li placené předplatné nebo zkušební období, obsahuje export také přehled vašich fakturačních údajů, zkušebního období a limitů, historii předplatného, dostupné reference na faktury, záznamy o přijetí objednávek a přehled stavů transakčních e-mailů; neobsahuje platební metody ani interní technické záznamy platebního a e-mailového provozu a faktury vám zpřístupňuje zákaznický portál poskytovatele plateb. U vyřazené poznámky AI paměti se může objevit pouze její nevratný technický otisk, nikoli původní text. Výmaz konkrétního hlášení nebo přílohy vyřizujeme na žádost zaslanou na getleads@creaticom.cz, protože v aplikaci pro ně není ovládací prvek.

Máte také právo podat stížnost u dozorového úřadu: Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, posta@uoou.gov.cz, uoou.gov.cz.

11. Cookies a úložiště ve vašem prohlížeči

Nezbytné cookies. Používáme technické cookies pro přihlášení, udržení relace, zabezpečení a uložení vaší volby souhlasu. Cookie richard_consent_v2 uchovává tuto volbu 182 dní. Na webech meetrichard.getleads.cz a richard.getleads.cz je volba společná; bez volitelných cookies oba weby fungují. V desktopové aplikaci se volba ukládá do místního úložiště zařízení.

Analytické cookies. Až po vašem analytickém souhlasu spouštíme Google Analytics 4 prostřednictvím Google Tag Manageru. Cookies richard_ga a richard_ga_* rozlišují návštěvníky a relace a umožňují spojit návštěvu webu s použitím aplikace. Jejich platnost je standardně nejvýše 2 roky od poslední návštěvy; prohlížeč ji může zkrátit. Rozsah předávaných údajů uvádí čl. 2 a dobu jejich uchování u Googlu čl. 6.

Marketingové cookies. Samostatný marketingový souhlas řídí reklamní úložiště Googlu, předání reklamních údajů a personalizaci reklamy. Marketingové cookies s názvem richard_gcl_*, pokud je Google při použití reklamních funkcí vytvoří, slouží k přiřazení návštěvy nebo konverze reklamě a mají standardní platnost 90 dní. Analytický souhlas sám o sobě nepovoluje marketingové cookies a marketingový souhlas sám o sobě nepovoluje analytiku. Meta Pixel v této verzi nepoužíváme.

Volba a odvolání. Před udělením jakéhokoli volitelného souhlasu se Google Tag Manager ani měření nenačítají. Volbu můžete kdykoli změnit přes „Nastavení cookies“ v patičce Meet Richardu, na stránkách právních dokumentů nebo v nastavení aplikace. Můžete přijmout všechny kategorie, ponechat jen nezbytné nebo vybrat jednotlivé kategorie. Odvolání je stejně dostupné jako udělení souhlasu a nemá vliv na zákonnost předchozího zpracování. Uložení volby znamená pouze souhlas s vybranými kategoriemi, nikoli automatické přijetí všech účelů uvedených v těchto Zásadách.

Oddělení od ostatních webů. Richardovy měřicí cookies mají vlastní prefix a na obou webech se ukládají na společné doméně .getleads.cz. Po odvolání příslušné kategorie zastavíme měření a smažeme Richardovy odpovídající analytické nebo marketingové cookies. Cookies jiných webů bez Richardova prefixu tím nemažeme. Cookies můžete odstranit také v nastavení prohlížeče; smazání technických cookies může vyžadovat nové přihlášení a nové zadání volby souhlasu.

Další úložiště ve vašem prohlížeči. Kromě cookies ukládáme do vašeho zařízení data nezbytná pro fungování Služby, kterou jste si vyžádali:

• localStorage a sessionStorage: rozpracovaný onboarding formulář, aby se neztratil při zavření okna, a drobná nastavení a stavy rozhraní, například vaše jméno pro pozdrav na nástěnce, příznak přihlášení, vybraný mikrofon, značka probíhajícího nahrávání nebo rady, které jste už zavřeli. Konkrétní položky se s vývojem rozhraní mění; obsah schůzek se sem neukládá.
• IndexedDB: zvukový záznam schůzky během nahrávání, odesílání a následně jako skrytá záchranná kopie do potvrzení dokončeného zpracování nebo do vašeho výslovného smazání, a údaje o připojené kalendářní události (název, popis, čas, účastníci).
• Cache Storage a service worker: uložená aplikace (skripty, styly, obrázky a písma), aby šla spustit i offline, a doručování push notifikací. Obsah vašich schůzek zde neukládáme.

Odhlášením smažeme položky vázané na váš účet, zejména rozpracovaný onboarding, uložené jméno pro pozdrav a značku probíhajícího nahrávání, vyprázdníme Cache Storage a odregistrujeme service worker. Ostatní drobné předvolby rozhraní, například vybraný mikrofon nebo rady, které jste už zavřeli, ve vašem prohlížeči zůstávají; odstraníte je smazáním dat webu v jeho nastavení. Lokální nahrávka v IndexedDB odhlášením nemizí, protože může být jedinou nebo záchrannou kopií záznamu; viz čl. 6.

12. Změny

Tyto Zásady můžeme aktualizovat. Opravy chyb, zpřesnění bez změny významu, bezpečnostní opatření a jiné provozní změny, které nerozšiřují účely ani kategorie zpracovávaných údajů, okruh příjemců nebo dobu uchování, můžeme zveřejnit bez předchozího individuálního oznámení. O změně samotného zpracování vás informujeme před jejím zahájením; jde-li o podstatnou změnu podle čl. 11.2 Podmínek užívání, oznámíme ji e-mailem alespoň 14 dnů před účinností. Protože jsou Zásady podle čl. 12.3 Podmínek součástí smluvního vztahu, použije se jinak postup podle čl. 11 Podmínek. Službu vám kvůli změně nezablokujeme.

Rozhodným zněním těchto Zásad je znění v českém jazyce.