Podmínky užívání

1. Kdo jsme a co je Richard

1.1 Službu Richard, dostupnou na richard.getleads.cz (dále „Služba“), provozuje společnost GetLeads s.r.o., IČO 23297433, se sídlem Vlkova 628/36, Žižkov, 130 00 Praha 3, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, sp. zn. C 424734 (dále „Provozovatel“ nebo „my“). Kontakt: getleads@creaticom.cz. Informace o Službě, ceník a kontaktní údaje zveřejňujeme také na meetrichard.getleads.cz; napsat nám můžete e-mailem nebo zavolat na telefonní číslo uvedené tamtéž.

1.2 Richard je AI asistent pro obchodníky: nahrává a přepisuje schůzky, vytváří shrnutí a úkoly, připravuje podklady před schůzkou a umožňuje o schůzkách konverzovat s AI asistentem.

1.3 Služba nabízí bezplatné zkušební období a placené tarify. Konkrétní nabídka tarifů, cen a limitů se vám vždy zobrazí v aplikaci před objednávkou; placené předplatné vám vznikne jen vaší výslovnou objednávkou podle čl. 6. Služba se průběžně vyvíjí a její funkce se mohou měnit (čl. 7 a 11).

1.4 Služba je určena výhradně podnikatelům. Smíte ji užívat pouze v rámci své podnikatelské činnosti nebo výkonu povolání, případně jako osoba oprávněná jednat za právnickou osobu. Služba není určena spotřebitelům a nesmí být užívána pro osobní potřebu. Přijetím těchto Podmínek potvrzujete, že tuto podmínku splňujete.

Užíváte-li Službu pro právnickou osobu nebo pro jiného podnikatele, uzavíráte tyto Podmínky jeho jménem a prohlašujete, že k tomu máte oprávnění. Smluvní stranou a správcem Zákaznických dat podle čl. 8 je v takovém případě tato osoba; vy jednáte za ni a účet vedete jejím jménem.

2. Účet a přístup

2.1 Přihlášení probíhá výhradně přes účet Google. Službu vám zpřístupníme až poté, co tyto Podmínky a Zásady zpracování osobních údajů výslovně přijmete; jejich přijetí si zaznamenáme včetně verze obou dokumentů a data a času přijetí. Tímto přijetím zároveň potvrzujete, že je vám alespoň 18 let a že splňujete podmínku dle čl. 1.4. Bez tohoto přijetí Služba obsluhu odmítne. Práva k vašim údajům ale na uzavření smlouvy nevážeme: účet si i bez přijetí kdykoli smažete přímo v kroku s přijetím dokumentů a o kopii svých údajů si napíšete na kontaktní e-mail, kde vám ji připravíme.

2.1a Samostatné přijetí objednávky. Placené předplatné si objednáváte v aplikaci. Cena, měna, období a automatické obnovení jsou uvedeny u nabídky a znovu na platební stránce před dokončením objednávky. Objednávku aktivně potvrzujete spolu s aktuální verzí těchto Podmínek a Zásad; o potvrzení si uložíme záznam (verze dokumentů, čas a technický otisk objednávkového shrnutí). Obecné přijetí dokumentů při registraci samo o sobě není objednávkou placeného tarifu.

2.2 Přístup ke Službě udělujeme na základě pozvánky. Vedeme si seznam povolených e-mailových adres a domén; vedle nich je vždy povolena naše vlastní firemní doména. Účet lze založit pouze s adresou, která některé z těchto podmínek vyhovuje. Seznam se ověřuje při prvním přihlášení, kterým účet vzniká; u již založených účtů se znovu neověřuje. Přístup ke Službě si vyhrazujeme právo kdykoli odepřít, dočasně pozastavit nebo ukončit, zejména při porušení těchto Podmínek. Pozastavením se odhlásíte ze všech zařízení a do jeho zrušení se do účtu nepřihlásíte; vaše data zůstávají zachována. O pozastavení si vedeme záznam podle čl. 2 Zásad zpracování osobních údajů.

2.3 Přístup můžeme ukončit nebo pozastavit zejména při bezpečnostní hrozbě či závažném porušení Podmínek. Nejde-li o takový případ, budeme se snažit oznámit ukončení předem na e-mail účtu, abyste si mohli data vyexportovat. Tím není dotčeno předání Zákaznických dat podle čl. 8.9 ani přesné pravidlo vlastního smazání v čl. 2.5.

2.4 Za činnost pod svým účtem odpovídáte vy. Účet je nepřenosný.

2.5 Smlouva se uzavírá na dobu neurčitou. Kdykoli a bez udání důvodu ji můžete ukončit smazáním účtu v Nastavení nebo oznámením na kontaktní e-mail. Smazání účtu v Nastavení vyžaduje potvrzení jednorázovým odkazem zaslaným na e-mail vašeho účtu; před potvrzením vám nabídneme poslední export dat. Máte-li aktivní placené předplatné, potvrzením se vypne jeho další obnova, nárok na vrácení peněz tím nevzniká (čl. 6.9) a účet, data i přístup zůstávají zachovány do konce již zaplaceného období; výmaz se provede po jeho uplynutí. Bez placeného předplatného výmaz začne ihned po potvrzení. Nepodaří-li se zrušení předplatného u poskytovatele plateb jednoznačně ověřit, účet za smazaný neoznačíme a případ dořešíme; výmaz proběhne hned, jak to stav předplatného dovolí. Zánikem účtu smlouva končí a s daty naložíme podle čl. 8.9.

3. Užívání Služby

3.1 Službu smíte užívat jen v souladu s právními předpisy a těmito Podmínkami.

3.2 Zejména nesmíte:

a) nahrávat obsah, k jehož pořízení nebo zpracování nemáte oprávnění;

b) užívat Službu k plánovanému či pravidelnému zpracování zvláštních kategorií osobních údajů (např. údaje o zdravotním stavu, náboženském vyznání, politických názorech, členství v odborech); Služba k tomu není určena a nemá pro to nastavená opatření. Zazní-li takový údaj ojediněle v rámci běžné schůzky, odpovídáte jako správce za právní titul podle čl. 9 GDPR a za jeho případné odstranění ze záznamu; Služba neumožňuje upravovat text přepisu ani AI shrnutí, takže odstranění provedete smazáním celé schůzky;

c) narušovat provoz nebo bezpečnost Služby, obcházet přístupová omezení, provádět automatizované vytěžování;

d) zpřístupnit Službu třetí osobě bez našeho souhlasu;

e) používat funkce rešerše k systematickému profilování osob mimo přípravu vašeho obchodního jednání nebo k dalšímu poskytování takto získaných profilů třetím osobám (automatizované vytěžování zakazuje již písmeno c)).

3.3 Vkládáte-li do Služby obsah, prohlašujete, že k němu máte potřebná práva a že jeho zpracováním ve Službě neporušujete práva třetích osob.

4. Nahrávání schůzek a rešerše o dalších osobách, vaše odpovědnost

4.1 Za zákonnost nahrávek odpovídáte vy. Před nahráváním schůzky jste povinni zajistit splnění všech právních povinností vůči jejím účastníkům, zejména:

• zajistit právní titul pro pořízení a zpracování záznamu podle GDPR,
• účastníky o nahrávání a zpracování záznamu předem informovat a tam, kde to právo vyžaduje, získat jejich souhlas,
• dodržet ochranu osobnosti a projevů osobní povahy podle občanského zákoníku,
• respektovat účel, minimalizaci a přiměřenou dobu uchování záznamu,
• dodržet případné interní či pracovněprávní předpisy, které se na vás vztahují.

Spuštěním nahrávání prohlašujete, že jste tyto povinnosti splnili. Služba jejich splnění nekontroluje ani nepřipomíná; jejich dodržení si hlídáte sami.

4.2 Vůči obsahu schůzek (nahrávky, přepisy, AI shrnutí, úkoly) vystupujete jako správce osobních údajů a my jako váš zpracovatel; podrobnosti v čl. 8 a v Zásadách zpracování osobních údajů.

4.3 Za rešerši o dalších osobách odpovídáte vy. Požádáte-li asistenta o podklady k osobě nebo k firmě, Služba na váš pokyn vyhledá a zpracuje veřejně dostupné informace a vytvoří z nich shrnutí a odvozené údaje; rozsah popisuje čl. 4 Zásad zpracování osobních údajů. Rešerše se může týkat i osob, které jste sami neurčili, zejména pravděpodobných protějšků schůzky ve firmě, na kterou se ptáte, nebo účastníků kalendářní události, o jejíž přípravu požádáte. Vůči všem takto zpracovaným údajům vystupujete jako správce a my jako váš zpracovatel. Zadáváte, o čí přípravu na obchodní jednání jde a k jakému účelu; co Služba k provedení takového zadání dohledá a jaké odvozené údaje z toho vytvoří, popisuje čl. 4 Zásad zpracování osobních údajů a spuštěním rešerše to přijímáte jako součást svého pokynu. Technické a organizační zajištění rešerše, včetně zapojených dodavatelů, volíme my. Zajišťujete zejména právní titul, přiměřenost zpracování a splnění informační povinnosti vůči dotčené osobě podle čl. 14 GDPR. Informace jí musíte poskytnout v přiměřené lhůtě, nejpozději do jednoho měsíce od získání údajů, a dříve při prvním kontaktu nebo prvním zpřístupnění údajů, nastane-li dříve, ledaže se uplatní zákonná výjimka. Berete na vědomí, že součástí rešerše je předání jména hledané osoby a názvu firmy vyhledávací službě, která může údaje zpracovávat i mimo EU/EHP (čl. 8.7 a čl. 5 Zásad zpracování osobních údajů).

5. AI výstupy

5.1 Přepisy, shrnutí, úkoly, rešerše a odpovědi asistenta vytváří umělá inteligence. Mohou obsahovat nepřesnosti nebo chyby. Výstupy slouží jako podpora vaší práce; před jejich dalším použitím jste povinni si podstatné informace ověřit.

5.2 Výstupy nejsou právní, daňovou ani jinou odbornou radou.

5.3 Richard je AI asistent a chat na tuto skutečnost uživatele výslovně upozorňuje. Přepisy, shrnutí, úkoly, rešerše, podklady na schůzku, doporučení na nástěnce i odpovědi v chatu generuje umělá inteligence. Počítejte s tím u každého textu, který jste do Služby sami nevložili. Rozhodnutí na základě výstupů činíte vy; Služba neprovádí rozhodování založené výhradně na automatizovaném zpracování, které by mělo právní účinky nebo by se dotčené osoby obdobně významně dotklo.

6. Zkušební období, tarify a platby

6.1 Zkušební období. Nový účet získává bezplatné zkušební období v délce 14 dnů. Zkušební období má omezené limity užívání, zejména počtu a celkové délky schůzek, zpráv asistentovi a operací pracujících s externím webem; aktuální limity a zbývající čerpání vidíte přímo v aplikaci a některé funkce v něm nemusí být dostupné (zejména připojení vlastního AI klienta podle čl. 8.11). Po vyčerpání limitu nebo uplynutí doby se zastaví jen spouštění nových nákladových funkcí; již spuštěné zpracování doběhne a data, čtení, export i smazání účtu zůstávají dostupné. Zkušební období nevyžaduje platební kartu a nic se u něj neúčtuje. Po jeho skončení se Služba automaticky nepřeklopí na placené předplatné ani vám nevznikne žádná platební povinnost; placené předplatné vzniká výhradně vaší objednávkou podle čl. 2.1a. Nabízíme-li akci, slevu nebo jiné zvýhodnění, uvedeme jejich úplné podmínky u nabídky ještě před objednávkou.

6.2 Placené tarify a limity. Nabídku placených tarifů, jejich ceny a limity užívání zveřejňujeme v aplikaci a v ceníku na meetrichard.getleads.cz; pro vaši objednávku jsou rozhodné hodnoty zobrazené v aplikaci před jejím dokončením. Limity chrání Službu před nepřiměřeným užíváním a nejsou zpoplatněné: tarify neobsahují automatické doplatky za překročení a nevyčerpaná část limitu se nepřevádí do dalšího období. Po dosažení limitu zůstávají data, čtení, správa předplatného, export i smazání účtu dostupné; zastaví se jen spouštění příslušné nové nákladové funkce. Limity se obnovují po obdobích zobrazených v aplikaci; u ročního předplatného se obnovují průběžně v měsíčních podobdobích. Změna tarifů nebo limitů pro budoucí období se řídí čl. 11.

6.3 Cena a daně. Ceny uvádíme s výslovným označením měny a s informací, zda jsou uvedeny s DPH, nebo bez DPH; konkrétní cena, měna, období a daňové zacházení se vám zobrazí před dokončením objednávky. K objednávce poskytnete fakturační údaje: název, fakturační adresu, zemi a identifikační číslo, případně DIČ. DIČ ověřujeme; neplatné nebo neověřené DIČ nezakládá nárok na režim přenesené daňové povinnosti ani na cenu bez DPH.

6.4 Placený přístup začíná až poté, co si úspěšnou platbu ověříme přímo u poskytovatele plateb; samotné odeslání objednávky ani návrat z platební stránky přístup neaktivují. Předplatné se automaticky obnovuje na další zvolené období, dokud obnovu nevypnete (čl. 6.9). Datum další obnovy a konec již zaplaceného přístupu vidíte v aplikaci ve správě předplatného.

6.5 Přechod na vyšší tarif je účinný po zaplacení doplatku. Přechod na nižší tarif nebo změna fakturačního období se provede ke konci již zaplaceného období. Změnu měny vyřizuje podpora na kontaktním e-mailu.

6.6 Nezdaří-li se obnovovací platba, máte ochrannou lhůtu tří dnů na nápravu; běží od prvního neúspěšného pokusu a další pokusy ji neprodlužují. Po jejím uplynutí se zastaví spouštění nových nákladových funkcí, ale data, export, smazání účtu, správa předplatného i oprava platby zůstávají dostupné; po úspěšné platbě se přístup obnoví. Vrátíme-li vám celou platbu za probíhající období, placený přístup tím končí. Otevřený spor o platbu (chargeback) pozastavuje spouštění nových nákladových funkcí do svého vyřešení; výsledek sporu tím nepředjímáme.

6.7 Změnu ceny nebo jinou podstatnou změnu placené nabídky oznámíme alespoň 14 dnů před účinností postupem podle čl. 11; nová cena se uplatní až pro budoucí období.

6.8 Platební metody a bezpečnost platebních údajů. Platby zpracovává společnost Stripe, poskytovatel platebních služeb certifikovaný podle standardu PCI DSS Level 1. Platební údaje zadáváte výhradně v prostředí Stripe (platební stránka a zákaznický portál); celé údaje platební karty se k nám nedostanou a neukládáme je (čl. 2 Zásad zpracování osobních údajů). Aktuální nabídku platebních metod zobrazí platební stránka před dokončením objednávky. Veškerá komunikace se Službou i se Stripe probíhá šifrovaně (HTTPS/TLS).

6.9 Zrušení a vrácení peněz. Předplatné můžete zrušit kdykoli a bez výpovědní lhůty: další obnova se vypne a již zaplacený přístup vám i s daty zůstává do konce zaplaceného období; při neuhrazené obnově se další pokus o inkaso zastaví ihned. Za nevyužitou část zaplaceného období poměrné vrácení peněz neposkytujeme, ledaže to vyžaduje právní předpis, nebo o něm v konkrétním případě rozhodneme (čl. 6.6). Ve zkušebním období neplatíte nic (čl. 6.1). Žádosti a reklamace plateb vyřizujeme na kontaktním e-mailu podle čl. 1.1.

7. Dostupnost, záruky, odpovědnost

7.1 Služba je poskytována „tak, jak je“. Negarantujeme nepřetržitou dostupnost, bezchybnost ani zachování konkrétních funkcí a sjednanou úroveň dostupnosti (SLA) neposkytujeme; Službu můžeme průběžně měnit, pozastavit či ukončit. Je-li to za daných okolností rozumně možné, budeme o plánovaném omezení nebo ukončení informovat předem. Na zachování přístupu k účtu po jeho ukončení ani na dostupnost exportu přímo v aplikaci nevzniká nárok; platí postup podle čl. 2.3. Tím není dotčeno vaše právo na předání Zákaznických dat podle čl. 8.9 ani trvání již zaplaceného přístupu podle čl. 6.

7.2 V rozsahu, v jakém to právo připouští, neodpovídáme za újmu vzniklou užíváním Služby, zejména za újmu způsobenou nepřesností AI výstupů, nedostupností Služby nebo ztrátou dat; upozorňujeme zvlášť, že databázi zatím nezálohujeme (čl. 7 Zásad zpracování osobních údajů), a doporučujeme průběžný export podle čl. 8.9. Užíváte-li placený tarif, je naše celková povinnost k náhradě újmy ze všech škodních událostí souhrnně omezena částkou, kterou jste nám za Službu zaplatili za 12 měsíců předcházejících vzniku újmy. Neomezuje se odpovědnost za újmu způsobenou úmyslně nebo z hrubé nedbalosti, újmu na přirozených právech člověka, újmu, k jejíž náhradě máte právo jako slabší strana podle § 2898 občanského zákoníku, ani naše odpovědnost za porušení povinností podle právních předpisů o ochraně osobních údajů.

7.3 Odpovídáte nám za újmu, kterou způsobíte porušením svých povinností podle těchto Podmínek, zejména čl. 3 a 4, a to v rozsahu újmy, která je v příčinné souvislosti s porušením a byla předvídatelná. Uplatní-li vůči nám v důsledku takového porušení nárok třetí osoba nebo zahájí-li kvůli němu řízení orgán veřejné moci, poskytnete nám potřebnou součinnost a nahradíte nám účelně vynaložené náklady obrany a plnění, která jsme povinni poskytnout, v rozsahu odpovídajícím vašemu podílu na porušení.

8. Zpracování osobních údajů (zpracovatelská doložka)

Tato část se uplatní na osobní údaje, které do Služby vkládáte nebo které pro vás Služba zpracovává a u nichž vystupujete jako správce (dále „Zákaznická data“). Zpracování údajů, u nichž jsme správcem my (váš účet, přihlášení, bezpečnostní záznamy, plnění našich zákonných povinností), popisují Zásady zpracování osobních údajů.

8.1 Předmět, povaha a doba: zpracováváme Zákaznická data po dobu trvání vašeho účtu za účelem poskytování funkcí Služby. Zpracování zahrnuje ukládání, převod řeči na text a rozlišení mluvčích (zvukový záznam k tomu předáváme dodavateli převodu řeči na text a souběžně dodavateli rozlišení mluvčích; dodavateli převodu řeči na text předáváme navíc nápovědná slova odvozená z kalendářní události a z vašeho profilu, aby přepis lépe zachytil vlastní jména a odborné výrazy), automatizovanou analýzu a generování shrnutí, úkolů, upozornění a odpovědí, vyhledávání a obohacování údajů o kontaktech a firmách z veřejných zdrojů (včetně předání jména osoby a názvu firmy vyhledávací službě, stažení veřejně přístupných profilů a webových stránek, u profilů zpravidla prostřednictvím specializovaného dodavatele, a doplnění údajů z veřejného rejstříku ARES, které se mohou týkat i fyzických osob), uložení výsledku rešerše k dané zprávě v historii chatu a k uloženému kontaktu, vytváření a udržování AI paměti o vás a o vašich kontaktech, indexaci pro vyhledávání, sdílení podle vašeho nastavení a výmaz. Část automatizované analýzy probíhá dávkově; v takovém případě se zpracovávaný text dočasně ukládá v úložišti poskytovatele AI a po dokončení zpracování se odtud maže.

Automatické sdílení. Ve výchozím nastavení Služba schůzku s napárovanou kalendářní událostí zpravidla automaticky zpřístupní těm jejím účastníkům, kteří mají e-mail na stejné doméně jako vy, a to v celém rozsahu včetně přepisu a AI shrnutí. Je-li vaše vlastní adresa u veřejné e-mailové služby (například gmail.com nebo seznam.cz), sdílení podle shody domény se neuplatní vůbec, protože shoda takové domény neznamená, že jde o vaše kolegy. Automatické sdílení můžete v Nastavení rozšířit na všechny účastníky události nebo je zcela vypnout; rozšíříte-li je, uplatní se i u adresy u veřejné e-mailové služby. Sdílení vzniká ve chvíli, kdy Službě sdělíte, ke které kalendářní události schůzka patří. Nejčastěji je to hned při uložení schůzky, tedy dříve, než je hotový přepis a shrnutí; doplníte-li událost až dodatečně, vznikne sdílení v tu chvíli, i když už je obsah zpracovaný. Odebrat je můžete v detailu schůzky, jakmile je zpracování schůzky dokončené. Účastníkovi, který ve Službě zatím účet nemá, se sdílení uloží jako čekající a aktivuje se v okamžiku, kdy si účet založí; do té doby o něm tuto osobu nekontaktujeme. Za to, že jsou tito příjemci oprávněni obsah schůzky vidět, odpovídáte jako správce vy. Zřízením sdílení, ať už ručně, nebo zapnutým automatickým sdílením, nám dáváte pokyn obsah schůzky příjemci zpřístupnit v rozsahu funkcí, které má ve Službě k dispozici, včetně jeho vlastního AI klienta podle čl. 8.11; tento pokyn odvoláte odebráním sdílení. Příjemce obsah sdílené schůzky pouze čte a nemůže jej ve Službě měnit. Stejně jako u vlastních schůzek si u úkolů z ní vede vlastní stav splnění a může si k nim nechat naplánovat připomínku; to jsou jeho vlastní záznamy a obsahu schůzky se nedotýkají. Může k ní také připojit vlastního AI klienta podle čl. 8.11, čímž obsah opouští Službu; za své další nakládání s obsahem odpovídá příjemce sám a vzájemné vztahy si s ním upravujete vy.

8.2 Kategorie údajů a subjektů: Zákaznická data zahrnují zejména:

a) obsah schůzek: zvukový záznam (dočasně, viz Zásady), soubory, které k přepisu nahrajete, textový přepis, rozlišení mluvčích a jejich napojení na kontakty, AI shrnutí schůzky i jednotlivých mluvčích, extrahované úkoly a jejich splnění;

b) kontakty a firmy ve vašem CRM: zejména jméno, e-mailové adresy, telefon, pozice, IČO, firma a adresa jejího sídla, jak ji uvádí veřejný rejstřík, a to jak údaje vyplněné ručně, tak údaje a shrnutí, která o kontaktu nebo firmě dohledá AI rešerše z veřejně dostupných zdrojů, včetně přibližného věku odhadnutého umělou inteligencí, tak údaje o účastnících kalendářní události napárované na schůzku. Účastníka, kterého v kontaktech nemáte, Služba založí jako nový kontakt a je-li shoda jeho e-mailové domény s firmou, kterou už v CRM vedete, jednoznačná, kontakt na ni rovnou naváže; u účastníka, kterého už uloženého máte, může doplnit jeho další e-mailovou adresu. Novou firmu tímto způsobem nezakládáme;

c) výsledky rešerše uložené v historii chatu: obsah stažený z veřejných zdrojů se ukládá u příslušné zprávy v konverzaci, i když kontakt nakonec neuložíte;

d) trvalou AI paměť: krátké fakty, které si Služba dlouhodobě pamatuje o vás a o jednotlivých kontaktech, aby na ně navázala v dalších konverzacích. Vznikají automaticky z vašich konverzací s asistentem;

e) kalendářní údaje: název, popis, čas a účastníky událostí ve vašem Google Kalendáři včetně jejich odpovědi na pozvánku, jejich pracovní kopii a pomocný index e-mail na jméno sestavený z vašich Google kontaktů a firemního adresáře;

f) obsah chatu s asistentem včetně příloh a připojeného kontextu;

g) sdílení: e-maily osob, se kterými schůzku sdílíte, včetně osob, které zatím účet nemají;

h) úkoly a připomínky: text úkolu, komu je přiřazen a text naplánované připomínky;

i) pracovní a odvozená data: fulltextový vyhledávací index provozovaný na naší infrastruktuře a pomocné odvozené údaje, například seznam výrazů odvozený z vašeho profilu a z napárované kalendářní události, kterým zpřesňujeme přepis, nebo krátké pobídky k úkolům na nástěnce, a dále analytické a reportovací výstupy odvozené ze schůzek.

Tento výčet je příkladmý a popisuje kategorie, ne jednotlivá datová pole. Služba je v aktivním vývoji, takže se konkrétní pole a funkce mění; rozhodující jsou uvedené kategorie a účely, nikoli úplnost jejich rozpisu. Rozšíříme-li zpracování o novou kategorii údajů nebo o nový účel, jde o podstatnou změnu podle čl. 11.2.

Subjekty údajů jsou zejména vaši zákazníci a obchodní partneři, účastníci schůzek a kalendářních událostí, osoby ve vašich Google kontaktech a firemním adresáři, osoby, se kterými schůzku sdílíte, osoby, o nichž si necháte zpracovat rešerši, vaši kolegové a další osoby, jejichž údaje do Služby vložíte nebo které zazní na schůzce.

8.3 Pokyny: údaje zpracováváme pouze na základě vašich doložených pokynů, které jsou dány užíváním funkcí Služby a nastavením vašeho účtu; pokyn zahrnuje i předání údajů mimo EU/EHP v rozsahu podle čl. 8.7 a jiná předání neprovádíme. Za pokyn se považuje i zpracování v nezbytném rozsahu pro zajištění provozu a bezpečnosti Služby a pro prevenci zneužití, zejména vedení provozních záznamů podle čl. 6 Zásad zpracování osobních údajů. To neplatí, ukládá-li nám zpracování právo EU nebo ČR; v takovém případě vás o tom předem informujeme, nezakazuje-li to právo. Máme-li za to, že váš pokyn porušuje právní předpisy o ochraně osobních údajů, neprodleně vás na to upozorníme.

8.4 Důvěrnost a interní přístup: Zákaznická data zpřístupňujeme pouze těm svým pracovníkům a spolupracovníkům, kteří k nim potřebují přístup pro provoz Služby nebo pro vyřízení vašeho hlášení. Tyto osoby jsou vázány mlčenlivostí a přístup jim udělujeme jmenovitě a v rozsahu odpovídajícím jejich úloze. Naše interní administrace běží na samostatné doméně a obsah vašich schůzek nezobrazuje v žádném svém seznamu ani detailu: nepracuje s nahrávkami, přepisy, shrnutími, úkoly, kontakty ani s chatem s asistentem. Obsah se k nám tedy běžně dostane jen tím, co nám sami pošlete v hlášení chyby; jedinou další cestou je archiv vašich dat popsaný níže. Administrace pracuje s údaji o vašem účtu (jméno, e-mail, datum registrace, přiřazený tarif, případné pozastavení účtu a jeho důvod), se souhrnnými údaji o užívání Služby a s náklady, které vaše užívání vyvolá u našich dodavatelů, a dále s hlášeními chyb, která nám sami odešlete (čl. 10). Přiložíte-li k hlášení snímek obrazovky, uvidíme jeho obsah, i kdyby na něm byla část schůzky. Administrace zároveň umožňuje oprávněnému pracovníkovi váš účet dočasně pozastavit, obnovit nebo smazat a vygenerovat a stáhnout kompletní archiv vašich dat, aby vám jej mohl předat i tehdy, když se do účtu nemůžete přihlásit; stáhnout přitom může i archiv, který už v účtu leží, protože jste si jej předtím vytvořili sami; takový archiv obsahuje i přepisy, AI shrnutí, kontakty a chat s asistentem. Do obsahu Zákaznických dat vstupujeme jen tehdy, je-li to nutné k vyřízení vaší žádosti podle čl. 8.9, k odstranění chyby, kterou nám nahlásíte, k zajištění bezpečnosti a provozu Služby nebo ke splnění právní povinnosti, a vždy v nejmenším nutném rozsahu. Každé použití administrátorské cesty se zapisuje do auditní stopy podle čl. 6 Zásad zpracování osobních údajů. Technický přístup k databázi, serverům a provozním záznamům má jen okruh osob zajišťujících provoz.

8.5 Zabezpečení: přijali jsme technická a organizační opatření odpovídající riziku, zejména:

a) šifrovaný přenos (HTTPS/TLS) včetně HSTS a bezpečnostních hlaviček;

b) šifrování tokenů k propojeným účtům třetích stran (Google) v databázi algoritmem AES-256-GCM;

c) osobní přístupový token pro připojení vlastního klienta neukládáme v použitelné podobě; uchováváme z něj jen nevratný otisk a doprovodné údaje podle čl. 8.11;

d) oddělení dat jednotlivých uživatelů na aplikační úrovni, a to i ve fulltextovém vyhledávání, kde prohlížeč dostává jen časově omezený klíč zúžený na data daného uživatele;

e) řízení přístupu: založení účtu pouze pro e-maily a domény na seznamu povolených, oddělené administrační rozhraní s vlastními rolemi;

f) omezení počtu požadavků, limity velikosti požadavků a ochrana odchozích volání proti přístupu do vnitřní sítě;

g) provoz aplikace a databáze v EU;

h) pravidelné vyhodnocování a rozšiřování opatření podle rizika;

i) vícevrstvá ochrana zvukové nahrávky před ztrátou: průběžná záchranná kopie v úložišti prohlížeče, kontrola dokončení zpracování a oddělené dočasné úložiště na serveru, jehož retenční pravidla popisuje čl. 6 Zásad zpracování osobních údajů.

Co naopak nemáme: databázi zatím nezálohujeme, a nemáme tedy zavedený postup obnovy dostupnosti a přístupu k údajům po havárii ve smyslu čl. 32 odst. 1 písm. c) GDPR. Uvádíme to výslovně, abyste s tím mohli počítat při rozhodování, jaká data do Služby vložíte; doporučujeme průběžný export podle čl. 8.9. Začneme-li zálohovat, promítne se to do tohoto článku a do čl. 6 Zásad zpracování osobních údajů.

Popis opatření vám poskytneme na vyžádání; podstatné změny promítáme do těchto Podmínek.

8.6 Další zpracovatelé: k poskytování Služby zapojujeme další zpracovatele, zejména poskytovatele AI zpracování, převodu řeči na text a rozlišení mluvčích, nástroje pro vyhledávání a obohacování dat z veřejných zdrojů, poskytovatele infrastruktury a hostingu a služby pro doručování zpráv a upozornění; výčet kategorií je příkladmý a rozhodující je aktuální jmenný seznam. Udělujete nám obecné povolení tyto zpracovatele zapojovat. Aktuální jmenný seznam (právní entita, účel, umístění, mechanismus předání) vám poskytneme na vyžádání na kontaktním e-mailu. O zamýšlené změně vás informujeme alespoň 14 dnů předem a můžete proti ní v této lhůtě vznést odůvodněnou námitku; nepodaří-li se ji vyřešit, máte právo účet ukončit a data exportovat. Zapojeným zpracovatelům ukládáme stejné povinnosti, jaké jsou sjednány v tomto článku, a odpovídáme vám za plnění jejich povinností. To neplatí pro vyhledávací rozhraní podle čl. 5 Zásad, kterému předáváme pouze vyhledávací dotaz a které jako zpracovatele nesmluvníme. Rešerši o konkrétní osobě spouštíte vy a tím dáváte pokyn k odeslání dotazu; toto rozhraní jsme ale vybrali my, a naší odpovědnosti za jeho zapojení se tím nezbavujeme. Dopad popisuje čl. 5 Zásad, včetně toho, jak se mu vyhnout.

8.7 Předání mimo EU/EHP: aplikaci a databázi provozujeme v EU. Zpracování obsahu AI modelem probíhá na globální infrastruktuře poskytovatele, tedy i mimo EU/EHP, a to proto, abychom mohli používat nejnovější dostupné modely; poskytovatel nezaručuje konkrétní umístění výpočetní kapacity a týká se to všech přepisů, shrnutí, úkolů, rešerší, zpráv v chatu i obsahu kalendářních událostí (název, popis, účastníci). Mimo EU/EHP mohou údaje zpracovávat také dodavatelé převodu řeči na text, vyhledávání a obohacování dat z veřejných zdrojů, přihlášení přes Google a doručování notifikací. Dodavatel rozlišení mluvčích má náš účet nastavený na zpracování výhradně v EU/EHP. Taková předání zakládáme na rozhodnutích Evropské komise o odpovídající ochraně, rámci EU-U.S. Data Privacy Framework nebo standardních smluvních doložkách. Kopii použitých záruk poskytneme na vyžádání. Výjimku tvoří vyhledávací rozhraní podle čl. 5 Zásad, u kterého platí, co je uvedeno tam.

8.8 Součinnost: s přihlédnutím k povaze zpracování vám pomůžeme s plněním povinností vůči subjektům údajů (vyřizování jejich práv, zabezpečení, ohlašování incidentů, posouzení vlivu a předchozí konzultace). Porušení zabezpečení vám ohlásíme bez zbytečného odkladu, nejpozději do 48 hodin poté, co se o něm dozvíme, včetně informací nezbytných pro vaše ohlášení dozorovému úřadu. Provoz Služby sledujeme prostřednictvím provozních záznamů. Doba, za kterou se o porušení zabezpečení dozvíme, není zaručena; lhůta podle předchozí věty běží od okamžiku, kdy se o něm dozvíme. Zjistíte-li porušení zabezpečení vy, oznamte nám je neprodleně na kontaktní e-mail.

8.9 Výmaz a vrácení: po zániku účtu Zákaznická data vymažeme, ledaže právo EU nebo ČR vyžaduje jejich další uložení nebo jde o záznam o přijetí těchto Podmínek a Zásad, který smazání účtu přetrvá po dobu uvedenou v čl. 6 Zásad. Při vlastním smazání se použije postup podle čl. 2.5: u placeného účtu začíná výmaz po skončení již zaplaceného přístupu, bez placeného předplatného ihned po potvrzení. V omezeném rozsahu se Zákaznická data mohou objevit i v technických provozních záznamech; ty nejsou navázané na účet a mažou se až uplynutím vlastní lhůty podle čl. 6 Zásad, nikoli okamžitě se zánikem účtu. Data uložená v databázi se mažou kaskádově okamžitě; oddělená úložiště, zejména fulltextový vyhledávací index, vyrovnávací paměti, dočasné soubory, dosud neodeslané e-maily a rozpracované úlohy u našich dodavatelů, čistíme v návaznosti na to, nejpozději do 24 hodin; výčet je příkladmý. Účetní, daňové a další záznamy, které jsme povinni uchovat my nebo naši dodavatelé, se uchovají po dobu podle čl. 6 Zásad. Před výmazem si můžete zvolit export dat; export si vygenerujete v Nastavení, nejvýše jednou za 24 hodin od poslední žádosti, která vyústila v připravený archiv, a připravený archiv zůstává ke stažení 7 dní. Nepodaří-li se archiv připravit, můžete požádat znovu ihned. Ukončíme-li váš přístup ke Službě my, můžete o předání Zákaznických dat požádat na kontaktním e-mailu do 30 dnů od ukončení; archiv vám v takovém případě připravíme a předáme ještě před výmazem. Toto právo podle čl. 28 odst. 3 písm. g) GDPR není dotčeno čl. 7.1. Archiv obsahuje obsahová data vašeho účtu, tedy zejména údaje účtu a profilu, kontakty a firmy, schůzky včetně přepisů, AI shrnutí, mluvčích a sdílení, kalendářní události uložené ve Službě (napárované i nabídnuté k napárování), konverzace s asistentem, aktivní poznámky AI paměti, úkoly a notifikace, vaše hlášení chyb včetně interních poznámek a dosud uchovaných obrázkových příloh, záznamy o využití Služby, záznam o přijetí těchto Podmínek a Zásad a přehled vašeho předplatného a fakturačních údajů (čl. 2 Zásad). Neobsahuje bezpečnostní a provozní záznamy, zejména přihlašovací a přístupové tokeny a jejich otisky, klíče push notifikací, záznamy o přihlášení včetně IP adresy, záznam o případném pozastavení účtu, zápis na seznamu povolených e-mailů, auditní záznamy administrátorských přístupů, pomocné vyrovnávací paměti a interní technické záznamy platebního a e-mailového provozu; platební údaje jsou uloženy u poskytovatele plateb a faktury vám zpřístupňuje jeho zákaznický portál. Oba výčty jsou příkladmé a s vývojem funkcí Služby se mění; rozhodující je uvedené rozlišení na obsahová data a na bezpečnostní a provozní záznamy. Odstraníte-li poznámku AI paměti, její původní text smažeme a ponecháme pouze nevratný technický otisk sloužící k tomu, aby se stejná poznámka znovu nevytvořila; tento otisk se může objevit v exportu jako technický záznam, nikoli jako původní text. Výmaz podle tohoto článku se týká dat na naší straně; neodeslané nahrávky uložené v úložišti vašeho prohlížeče odstraníte v aplikaci nebo v nastavení prohlížeče.

8.10 Audit: na vyžádání vám poskytneme informace nezbytné k doložení plnění povinností podle tohoto článku a umožníme audit nebo inspekci provedenou vámi či nezávislým auditorem, kterého pověříte. Nejprve využijeme dostupnou dokumentaci a vzdálené ověření; místní kontrola se provede jen tehdy, pokud tyto podklady rozumně nestačí. Audit nám oznámíte alespoň 15 pracovních dnů předem, proběhne v pracovní době, bez nepřiměřeného narušení provozu a nejvýše jednou ročně, nejde-li o audit vyžádaný dozorovým úřadem nebo odůvodněný bezpečnostním incidentem. Auditor musí být vázán mlčenlivostí a audit nesmí zpřístupnit údaje jiných zákazníků ani informace, jejichž zveřejnění by ohrozilo bezpečnost Služby. Každá strana nese své běžné náklady; prokáže-li audit naše podstatné porušení tohoto článku, nahradíme vám přiměřené náklady auditu.

8.11 Připojení vlastního AI klienta: v Nastavení si můžete vygenerovat osobní přístupový token a připojit ke Službě vlastního klienta, typicky desktopového AI asistenta podporujícího protokol MCP. Připojený klient pak vaším jménem čte vaše Zákaznická data, zejména seznam a detaily schůzek, doslovné přepisy, AI shrnutí, kontakty a firmy včetně obsahu AI paměti, úkoly a události vašeho kalendáře. Rozsah čtení odpovídá tomu, co vidíte v aplikaci vy. Zapisovat dnes může pouze u úkolů, kde smí měnit stav splnění a naplánovat vám připomínku; nic jiného měnit nemůže. Rozšíření zápisu na další data je podstatnou změnou podle čl. 11.2 a oznámíme je předem. Čte i schůzky, které s vámi sdílel jiný uživatel; u těch zůstává správcem uživatel, který schůzku pořídil a který sdílením dal pokyn obsah vám zpřístupnit. Za to, jak s takovým obsahem naložíte dál, včetně jeho předání provozovateli vašeho klienta, odpovídáte vy. Tímto připojením předáváte Zákaznická data provozovateli zvoleného klienta; ten je zpracovává mimo naši Službu a mimo naši kontrolu a za volbu klienta i za nakládání s daty na jeho straně odpovídáte vy. Token se zobrazí jen jednou, při vygenerování; samotný token neuchováváme a evidujeme k němu jen nevratný otisk a technické údaje popsané v čl. 2 Zásad zpracování osobních údajů. Vygenerováním nového tokenu okamžitě zaniká platnost předchozího a kdykoli jej můžete v Nastavení zrušit; zrušením se všichni připojení klienti okamžitě odpojí.

8.12 Analytika a reporting: Služba může ze Zákaznických dat vytvářet analytické a reportovací výstupy o průběhu a vývoji obchodní komunikace, zejména souhrnné a odvozené metriky schůzek a jejich porovnání v čase. Konkrétní podoba výstupů se s vývojem Služby mění; rozhodující je uvedený účel. Komu jsou výstupy přístupné, určujete nastavením ve Službě. Za oprávněnost a přiměřenost vytváření, využití i zpřístupnění výstupů odpovídáte jako správce; týkají-li se výstupy práce vašich zaměstnanců či spolupracovníků, zajišťujete zejména soulad s pracovněprávními předpisy o sledování zaměstnanců a jejich informování, a to i při použití výstupů k jejich hodnocení nebo kontrole. Výstupy jsou podpůrným podkladem pro rozhodnutí člověka (čl. 5.3). Pro vlastní potřebu tyto výstupy nepoužíváme a nevytváříme z nich porovnání mezi různými uživateli ani zákazníky; tím není dotčeno zpracování v nezbytném rozsahu pro zajištění provozu a bezpečnosti podle čl. 8.3.

9. Duševní vlastnictví

9.1 Služba, její software a značka Richard náleží Provozovateli. Obsah, který do Služby vložíte, zůstává váš. Udělujete nám k němu nevýhradní, bezúplatnou a územně neomezenou licenci v rozsahu nezbytném pro poskytování Služby, a to na dobu, po kterou obsah ve Službě uchováváme, včetně oprávnění umožnit jeho zpracování zapojeným zpracovatelům podle čl. 8.6. Licence zaniká výmazem obsahu a k jinému účelu ji neužíváme.

9.2 K výstupům, které Služba z vašeho obsahu vytvoří (shrnutí, úkoly, odpovědi asistenta), si nečiníme žádný nárok a v rozsahu, v jakém nám k nim vzniknou převoditelná či licencovatelná práva, je postupujeme vám. Neposkytujeme však záruku, že jsou výstupy původní, přesné nebo právně nezávadné; před jejich dalším užitím je zkontrolujte (čl. 5.1).

9.3 Váš obsah považujeme za důvěrný a nezpřístupňujeme jej třetím osobám mimo rámec těchto Podmínek.

9.4 Váš obsah nepoužíváme k trénování obecných AI modelů. Zpracování obsahu AI modelem probíhá u poskytovatele, se kterým máme uzavřenou zpracovatelskou smlouvu, jež použití vašeho obsahu k trénování modelů výslovně vylučuje. S ostatními dodavateli, kteří se na zpracování podílejí, máme rovněž uzavřenou zpracovatelskou smlouvu, podle níž smějí údaje zpracovávat výhradně pro poskytování služby nám a podle našich pokynů; použití pro jejich vlastní účely, tedy i trénování modelů, je tím vyloučené. Výjimkou je vyhledávací rozhraní podle čl. 5 Zásad, kterému předáváme pouze vyhledávací dotaz a u kterého takový závazek sjednaný nemáme. Údaje mohou být v nezbytném rozsahu zpracovány pro zajištění provozu, bezpečnosti a prevenci zneužití.

10. Hlášení chyb, podpora a zpětná vazba

10.1 Chyby a náměty nám hlásíte přímo v aplikaci tlačítkem „Nahlásit problém“ nebo na kontaktní e-mail. K hlášení odeslanému z aplikace se automaticky připojí technické údaje o vašem zařízení a prohlížeči, údaj o tom, kde v aplikaci jste v danou chvíli byli, a posledních několik desítek chybových a varovných hlášek z konzole prohlížeče; obrázky přikládáte volitelně vy sami. Vedle hlášení, která odesíláte vy, vzniká i automatická technická diagnostika: narazí-li aplikace při nahrávání nebo sdílení obrazovky na problém, zejména na selhání, neobvykle pomalý průběh nebo chybějící podporu v prohlížeči, odešle sama do našich provozních záznamů technický popis průběhu. Rozsah obojího popisují Zásady zpracování osobních údajů.

10.2 Přiložíte-li k hlášení snímek obrazovky nebo objeví-li se v konzolových hláškách Zákaznická data, považuje se odeslání hlášení za váš pokyn ke zpracování těchto dat za účelem vyřízení hlášení podle čl. 8.3. Hlášení zpřístupňujeme pouze osobám podle čl. 8.4.

10.3 Hlášení, technické údaje a naše interní poznámky k nim uchováváme po dobu trvání vašeho účtu a mažou se spolu s ním. Obrázkové přílohy uzavřeného nebo vyřešeného hlášení mažeme automaticky po 90 dnech od jeho poslední změny; dříve zaniknou se smazáním účtu nebo na oprávněnou žádost. Odeslaná hlášení v aplikaci nevidíte; jejich obsah, naše poznámky i dosud uchované obrázkové přílohy najdete v exportu dat (čl. 8.9). O smazání konkrétního hlášení nebo přílohy si napište na kontaktní e-mail a vyřídíme to za vás.

10.4 Na hlášení reagujeme podle svých provozních možností; lhůtu odezvy ani opravu konkrétní chyby negarantujeme, není-li výslovně sjednáno jinak (čl. 7.1).

10.5 Poskytnete-li nám náměty či zpětnou vazbu, můžeme je využít pro vývoj Služby bez nároku na odměnu.

10.6 Služba vám může umožnit dobrovolně hlasovat o připravovaných funkcích a navrhovat nové. Na hlasy a návrhy se použije čl. 10.5; na realizaci navržené funkce nevzniká nárok. Zpracování souvisejících údajů popisují Zásady zpracování osobních údajů.

11. Změny Podmínek

11.1 Provozní a nepodstatné změny můžeme zveřejnit a uvést v účinnost bez předchozího individuálního oznámení. Jde zejména o opravy chyb a překlepů, zpřesnění, která nemění význam, bezpečnostní opatření, zvýšení spolehlivosti a změny vyvolané vývojem funkcí, pokud podstatně nezhoršují vaše práva ani povinnosti, nerozšiřují účely nebo kategorie zpracovávaných údajů a podstatně neprodlužují jejich uchování. Aktuální úplné znění zpřístupňujeme ve Službě.

11.2 Podstatné změny, které zhoršují vaše práva nebo podstatně mění vaše povinnosti, zejména změnu ceny či limitů placených tarifů pro budoucí období, rozšíření účelů nebo kategorií zpracovávaných údajů, podstatné prodloužení jejich uchování nebo jinou podstatnou změnu článku 8, vám oznámíme alespoň 14 dnů před jejich účinností e-mailem na adresu vašeho účtu a popíšeme, co se mění. Za podstatnou změnu se nepovažuje úprava čl. 8.5, která úroveň zabezpečení zvyšuje nebo nemění. Vyžaduje-li okamžitou změnu právní předpis, závazné rozhodnutí orgánu nebo naléhavé bezpečnostní riziko, můžeme ji uvést v účinnost dříve; informujeme vás bez zbytečného odkladu a tuto výjimku nepoužijeme pro změnu ceny ani pro rozšíření zpracování, které lze rozumně oznámit předem.

Nesouhlasíte-li s podstatnou změnou oznámenou podle čl. 11.2, můžete smlouvu do dne její účinnosti vypovědět oznámením na kontaktní e-mail nebo smazáním účtu a data si vyexportovat; máte-li placené předplatné, můžete místo toho vypnout jeho obnovu a změna ceny se vás do konce již zaplaceného období nedotkne. Budete-li Službu užívat i po dni účinnosti změny, platí, že jste ji přijali; o samostatné potvrzení vás nežádáme a Službu vám kvůli změně nezablokujeme. Oznámení i úplné nové znění vám poskytneme v elektronické podobě, kterou lze uložit a znovu zobrazit, takže i změna zpracovatelské doložky podle čl. 8 je učiněna ve formě podle čl. 28 odst. 9 GDPR. Nový placený tarif ani změna, která vyžaduje novou objednávku, vám nikdy nezačne běžet bez vašeho aktivního přijetí podle čl. 2.1a.

To se netýká úplně prvního přijetí podle čl. 2.1. Bez něj smlouva vůbec nevznikne, a Službu proto poskytnout nemůžeme.

11.3 Změny zpracovatelů se řídí postupem podle čl. 8.6.

12. Závěrečná ustanovení

12.1 Tyto Podmínky a užívání Služby se řídí právem České republiky; k řešení sporů jsou příslušné soudy ČR.

12.2 Je-li některé ustanovení neplatné, ostatní zůstávají nedotčena.

12.3 Součástí smluvního vztahu jsou Zásady zpracování osobních údajů dostupné na https://meetrichard.getleads.cz/zasady-ochrany-osobnich-udaju; tyto Podmínky najdete na https://meetrichard.getleads.cz/obchodni-podminky. Oba dokumenty jsou dostupné také přímo v aplikaci.

12.4 Rozhodným zněním těchto Podmínek je znění v českém jazyce. Vydáme-li je i v jiném jazyce, slouží takový překlad pouze pro informaci a v případě rozporu se použije české znění.

12.5 Nejmenovali jsme pověřence pro ochranu osobních údajů (DPO), protože nám to právní předpisy neukládají. Ve všech záležitostech ochrany osobních údajů se obracejte na kontaktní e-mail uvedený v čl. 1.1.

12.6 Tuto smlouvu můžeme postoupit v souvislosti s převodem závodu nebo jeho části, na který Služba přechází. Oznámíme vám to alespoň 14 dnů předem a do dne účinnosti můžete smlouvu ukončit a data si vyexportovat. Nabyvatel vstupuje do postavení zpracovatele podle čl. 8 se všemi povinnostmi tam sjednanými; jinak svá práva a povinnosti z této smlouvy bez vašeho souhlasu nepostupujeme.

12.7 Ukáže-li se, že Službu přes čl. 1.4 užívá osoba v postavení spotřebitele, použijí se na ni ustanovení právních předpisů na ochranu spotřebitele, která nelze smluvně vyloučit; v rozsahu rozporu mají tato ustanovení přednost před těmito Podmínkami, zejména před čl. 1.4, 6.9, 7, 11 a 12.1.